Contenido (Smart-Clima)


Generalidades Técnicas

Última actualización: 18/10/2021

Navegadores de internet recomendados

Podrá ingresar de forma exitosa en los navegadores de internet: Chrome y Firefox. Se recomienda No hacerlo desde internet Explorer.

En caso de que no tenga ninguno de estos navegadores activos en su computadora, puede descargarlos en los siguientes links de forma gratuita:

Chrome: http://www.google.com.mx/chrome/browser/desktop/index.html

Firefox: https://www.mozilla.org/es-MX/firefox/new

Nota: En caso de que ingrese con Internet Explorer, dependiendo de la versión de algunas funcionalidades no estarán disponibles en el sistema, por lo que no es recomendable utilizar este navegador.

Exportar archivos en documentos de texto

Sistema operativo Windows: Podrá descargar sus reportes de capacitación en formato de Excel, es necesario que cuente con Microsoft Office 2007 o superior.

Sistema operativo iOS: Para exportar sus reportes, lo podrá realizar desde OpenOffice: Una vez que haya hecho la descarga y guardado el reporte, debe de ir a donde lo guardó, presionar clic derecho y abrir con “OpenOffice”. También podrá realizar la descarga desde Excel 2016.


Ingreso a la aplicación

Link de acceso

Para acceder a la plataforma de Smart Clima, deberá hacerlo a través del link/enlace web que su consultor asignado le hará llegar a su correo electrónico registrado.

Usuario y Contraseña

Una vez enviado y recibidos sus datos de acceso (link de acceso web, Usuario y Contraseña de la cuenta), se recomienda el resguardo de los mismos en un lugar seguro para que no se haga mal uso de la plataforma o su cuenta.

Para comenzar a hacer uso de su servicio, ingrese el Usuario y Contraseña que le fueron asignados.

Se sugiere copiar y pegar el Usuario y Contraseña (a partir de la información recibida por correo), para validar que no contenga espacios que pudiesen ser detectados como caracteres y evitar que el sistema les notifique mensaje de usuario o contraseña incorrectos.


Página principal

Menú de herramientas

Chat de atención a clientes

Dentro de su cuenta en la parte inferior derecha, usted encontrará la función de "chat", el cual es atendido por personal directamente del área de Consultoría en caso requerir soporte técnico o tener dudas del servicio. Esta función está activa de lunes a viernes de 9 a 18:15 horas (tiempo del centro de México).


Módulo Períodos

En este módulo podrá agregar, eliminar y editar periodos de evaluación. Deberá considerar que solamente podrá tener abierto un periodo a la vez. Una vez cerrado cualquier periodo de evaluación, ningún evaluador podrá ingresar a las evaluaciones asignadas. La fecha de cierre del periodo de evaluación determinará el tiempo que tienen los evaluadores para responder encuestas, una vez iniciado el proceso de evaluación.

Creación de nuevo periodo de evaluación

Para crear su nuevo periodo de evaluación deberá hacer clic en el botón:

“Nuevo Periodo” y considerar lo siguiente:

1) La fecha seleccionada definirá el inicio del período para permitir el ingreso de los evaluadores.

La fecha tiene que ser al día actual para permitirles el acceso. Usted podrá editar esta fecha en caso de que requiera cambiar la que se tiene actualmente.

2) La fecha seleccionada definirá el tiempo máximo en que el sistema permitirá el ingreso de evaluadores de modo que en cuanto dicho periodo sea vencido, el sistema no permitirá el acceso. Usted podrá editar esta fecha en caso de que requiera ampliar el periodo de evaluación.
3) Este apartado definirá la apertura de su periodo de evaluación, considere que para ejecutar las configuraciones y que sus evaluadores puedan ingresar a responder sus encuestas, el periodo deberá permanecer como “abierto”. Es importante recordar que Smart Clima solo permite tener un periodo de evaluación abierto por evento.

Editar periodos de evaluación

Con el botón “Editar” usted podrá modificar datos como:Nombre del período, Fecha de inicio/ cierre del periodo de evaluación, estado del periodo de evaluación (abierto o cerrado).

Nota: Considere que en periodos con más de 90 días que hayan sido cerrados, Smart Clima no le permitirá realizar modificaciones o reabrirlos.

Enlace para evaluadores (sin usuario y contraseña)

Podrá consultar el link al que pueden ingresar los evaluadores que deseen contestar su encuesta sin contar con usuario y contraseña.

Eliminar Período

Podrá eliminar su período de forma permanente, considerando que transcurrido 90 días después de cerrado no podrá realizar esta acción.

Consideraciones fundamentales de los periodos.

  • Mientras el periodo se encuentre como “Abierto” no será posible Editar el nombre, ni eliminar el periodo, forzosamente deberá estar como “cerrado”.
  • Cuando la fecha tenga 60 días o más de haber vencido, ya no podrá editar ese periodo. Es importante que cuando se hayan finalizado sus encuestas, cierre el periodo.
  • En caso de que se venza la fecha que usted registró, y no se hayan finalizado las encuestas, usted puede modificarla nuevamente, para poner una fecha de cierre posterior.
  • Si cuenta con más de un periodo, únicamente podrá permanecer “abierto” uno solo.

Consulta de link para evaluadores (sin usuario y contraseña)

Podrá consultar el link al que pueden ingresar los evaluadores que deseen contestar su encuesta sin contar con usuario y contraseña.


Módulo Segmentación

Segmentación

En este módulo podrá realizar la segmentación para su encuesta por Direcciones, Departamentos o áreas, Puesto, Tipo de contrato, Antigüedad, Localidad, Edad, Género, Escolaridad, Centro o sucursal y/o Tipo de puesto si así lo requiere para su proyecto.

Debe dejar mínimo alguna de las opciones de segmentación como Activa, ya que el sistema no le permitirá dejar todas las opciones como Inactivas. En caso contrario el sistema le enviará una alerta.

Consideraciones antes de realizar la segmentación.

Las segmentaciones las podrá editar, si es que requiere cambiar alguna, vaya por favor al punto: “Módulo configuración” Etiquetas segmentación de este manual. Una vez realizados los cambios, regrese nuevamente a este apartado.

Selección de la segmentación

1) Seleccione una opción, de acuerdo con la segmentación que desea realizar.

2) Señale si la segmentación quedará Activa o Inactiva.

Cada opción que deje “Activa”, será la que se considerará para su segmentación.

En caso de que alguna opción no la deseé utilizar para su segmentación, deberá registrar el estatus como “Inactivo”.

3) Editar y/o Eliminar opciones pre cargadas en cada segmentación: cada una de las segmentaciones, incluyen opciones pre cargadas, mismas que usted podrá eliminar o editar de acuerdo a las necesidades de su empresa.

Agregar nueva opción para la segmentación seleccionada

  1. Podrá agregar una nueva descripción a cualquiera de las opciones para segmentación que se tienen, presionando el botón “Nuevo”.
  1. Seleccione la segmentación en la que desea agregar la nueva descripción.
  2. Redacte la descripción que desea agregar y presiona el botón “Guardar”.


Módulo Preguntas

El sistema cuenta con 90 ítems pre cargados, agrupados de acuerdo con la finalidad de cada uno.

Se recomienda que exporte a Excel todos los ítems, antes de comenzar con su filtrado, ya que una vez se inicien las modificaciones en los ítems (agregar, editar o eliminar), estos ya no se podrán recuperar o restablecer.

Exportar las preguntas a Excel

1) En la lista desplegable "FILTRO POR GRUPO", seleccione “VER TODOS” (se exportarán los ítems que se encuentren en el grupo seleccionado, por ello es importante que la opción seleccionada sea “VER TODOS”).

2) Presione el botón “Descargar en Excel”.

3) Se exportarán en Excel, todas las preguntas pre cargadas, junto con la escala que se tenga en ese momento.

Selección de ítems por grupo

1) Despliegue la lista de los grupos para que pueda seleccionar el grupo deseado.

2) Se filtrarán los ítems que pertenecen al grupo seleccionado. Estos los podrá “editar”, “eliminar” y "Escala Comentario/ Escala valores inversos"

Escala/comentario. Al momento de que sus evaluadores estén contestando la encuesta, les aparece el espacio con las opciones a cada pregunta (escala) y el espacio para que pongan comentarios. Usted puede elegir si desea que en el ítem le aparezcan ambas cosas (escala y espacio para comentarios) o solo uno de los dos.

Escala valores inversos. Las preguntas con Escala valores inverso cambian el orden de valores de la escala.

Ejemplo
Si tenemos las siguientes escalas con los siguientes valores:
Totalmente en desacuerdo(Valor = 1), Desacuerdo(Valor = 2), Ni de acuerdo ni en desacuerdo (Valor = 3), De acuerdo (Valor = 4), Totalmente de acuerdo (Valor = 5)
al usar la configuración de Escala valores inverso Quedaría de la siguiente manera:
Totalmente en desacuerdo(Valor = 5), Desacuerdo(Valor = 4), Ni de acuerdo ni en desacuerdo (Valor = 3), De acuerdo (Valor = 2), Totalmente de acuerdo (Valor = 1).

Agregar nueva pregunta/ítem

1) Seleccione "Nueva pregunta".

2) Grupo. Elija el grupo al que desea agregar el nuevo ítem.

3) Descripción. Redacte la pregunta/ítem que desea incorporar al banco de preguntas (sin agregar signo de interrogación).

4) Presione “Guardar” para que el nuevo ítem quede almacenado.

Es importante que, una vez que algún evaluador inicie su encuesta, ya no se realicen cambios en los ítems (adición, modificación o eliminación), ya que esto puede alterar los resultados.

Agregar nuevo grupo

1) Seleccione “Nueva pregunta”.

2) Presione el ícono con el símbolo de más.

3) Redacte el nombre del nuevo grupo que desea agregar y presione “Agregar”.

4) Una vez agregado el nuevo grupo, repita los pasos para Agregar nueva pregunta/ítem.

Eliminar grupo

Para eliminar un grupo, es recomendable pasar las preguntas/ítems a otro grupo, ya que, al eliminarlo, todo se eliminará.

1) Presione el botón “Eliminar grupo”

2) Seleccione el grupo que desea eliminar.

3) Presione “Eliminar grupo”.

Eliminar todo

Al presionar el botón “Eliminar todo” estará eliminando toda la encuesta.

No se podrá agregar, editar o eliminar ítems si el período de evaluación se encuentra abierto, para poder realizarlo, deberá acceder al módulo de período editar y dar clic en la opción de cerrado.

Escalas

En este módulo podrá agregar, editar y eliminar escalas al proceso de evaluación, recuerde que el valor asignado a cada escala de evaluación es el que es considerado para el cálculo de los estadísticos finales

Los valores deberán de ser mayores a 0 en todos los casos, a menos que usted desee que una escala no sea considerada en los cálculos estadísticos, por ejemplo, Descripción: No poseo información para evaluar, valor = 0. Todas las preguntas que hayan sido seleccionadas con esta opción no serán consideradas en los estadísticos, porque su valor es 0.

Nota: Solo será posible agregar una escala con valor 0 si en la encuesta no cuenta con preguntas configuradas como escala valores inversos.

Editar/eliminar escala predeterminada

Presiona el ícono de Opciones para “Editar” o “eliminar”, según sea el caso. Considere que estas acciones solo se podrán efectuar si su periodo de evaluación está cerrado, de lo contrario el sistema no permitirá estos cambios

En la parte inferior a la página dentro del módulo de Escala podrá visualizar un ejemplo de como se visualizaría la encuesta para los evaluadores.


Módulo Evaluadores

En este módulo podrá agregar, editar y eliminar personal de su base de datos respecto a los colaboradores que participarán en el proceso de evaluación. El personal que agregue a un periodo no aparecerá en otro periodo. Si desea hacer una carga masiva desde una lista de Excel vaya al menú Carga masiva.

Evaluadores

Alta de un colaborador (Individual)

En caso de que a la lista que ya cargó, desee agregar un nuevo colaborador, podrá hacerlo manualmente desde este módulo.

1) Presione “Nuevo evaluador”.

En caso de que no cuente con créditos disponibles para agregar un nuevo evaluador, el sistema le enviará una alerta indicándole que no cuenta con créditos disponibles.

En caso de que desee consultar el consumo de sus créditos, puede hacerlo desde el módulo “Consumo”.

2) Seleccione el periodo al cual estará agregando al nuevo evaluador.

3) Ingrese los datos que se le indican en la ventana (nombre, departamento, correo, fecha de alta).

4) Presione “Aceptar” para que el nuevo evaluador sea agregado.

Nota: Solo podrá cargar evaluadores en periodos abiertos.

Editar/ Eliminar evaluador

1) Presione el ícono de "opciones".

2) Presione el ícono de “Editar” y realice los cambios requeridos.

Podrá editar los campos que requiera, exceptuando el periodo y el usuario del colaborador.

3) Podrá enviar los accesos (link, usuario y contraseña) por medio de whatsapp.
4) Podrá enviar los accesos (link, usuario y contraseña) por medio de correo electrónico.
5) Podrá eliminar el colaborador, siempre y cuando este el período abierto o las encuestas hayan comenzado a ser contestadas.

Carga Masiva

Es indispensable que cuente con créditos disponibles para realizar su carga masiva, de lo contrario, el sistema le enviará una alerta indicando que no cuenta con créditos disponibles. Si desea consultar el consumo de sus créditos, puede hacerlo desde el módulo “Consumo”.

1) Al ingresar al módulo, podrá consultar los requisitos para crear el archivo que va a cargar.

2) Para hacer la carga masiva del personal, debe de registrar en una hoja de Excel a todos sus colaboradores, indicando las columnas de: nombre, departamento y correo, como se indica en los requisitos.

3) Debe de guardar el archivo como formato XLSX.
4) Presione “Seleccionar archivo” y busque el archivo de Excel recientemente generado, en donde lo haya guardado.
5) Posteriormente del "subir archivo". Sus evaluadores cargados aparecerán en el listado de evaluador.

Búsqueda por departamento o nombre

Podrá realiza un filtro del personal por departamento (los departamentos que le aparecerán en la lista desplegable son los que previamente usted cargó en el archivo XLSX.).

Podrá efectuar la búsqueda por medio del nombre de su colaborador.

Exportar a Excel lista del personal agregado

Presione el botón "Exportar a Excel".

Podrá visualizar la lista de su personal en Excel, incluyendo usuarios y contraseñas de cada uno.


Módulo Logotipo

Cargar logotipo de la empresa

En este módulo podrá subir el logotipo de su empresa, este parecerá en los reportes PDF y en las páginas de evaluación.

1) Siga las indicaciones de los requerimientos de la imagen a cargar, que se encuentran al inicio.

2) Puede hacer la carga de su logotipo, arrastrándolo desde donde lo haya guardado, o por medio del botón “Examinar”:

3) El logotipo cargado lo podrá visualizar en:

  • El encabezado del reporte exporta en PDF de niveles de satisfacción.
  • Cuando el evaluador ingrese a contestar la encuesta.


Módulo Configuración

Etiquetas Segmentaciones (editar)

Con estas opciones de configuración usted podrá personalizar los conceptos de las opciones de segmentación pre cargadas incluidas en su cuenta. Podrá modificarlo tanto en el nombre de la etiqueta, así como el enunciado que servirá como indicación para sus evaluadores.

1) Presione el ícono de editar.

2) Introduzca el nuevo nombre de la etiqueta.

3) Agregue la indicación que debe de tener esta etiqueta.

4) Presione “Guardar Cambios”.

Texto instrucción con acceso

La redacción que se genere o guarde en este apartado, servirán como indicaciones que aparecerán en pantalla (antes de comenzar a responder su evaluación) para aquellos evaluadores que hayan sido registrados en el sistema, es decir que cuenten con usuario y claves de acceso; este apartado podrá ser diferente que en el caso de evaluadores sin acceso (que ingresen con una URL de acceso directo sin necesidad de registro usuario/clave de acceso) en caso de que usted lo requiera.
Smart Clima contará con una plantilla pre cargada que usted podrá modificar o personalizar de acuerdo a sus necesidades. En caso de que decida realizar modificaciones es importante que al finalizar haga clic en el botón “Guardar cambios” para poder actualizar y resguardar sus modificaciones.

Texto introducción sin acceso

La redacción que se genere o guarde en este apartado, servirán como indicaciones que aparecerán en pantalla (antes de comenzar a responder su evaluación) para aquellos evaluadores que ingresen al sistema a través de un enlace directo proporcionado en el módulo “Periodos” sin necesidad de registrarlos en el sistema (es decir, no serán necesarios claves ni contraseñas de acceso) este apartado podrá ser diferente que en el caso de evaluadores con acceso en caso de que usted lo requiera.

Smart clima contará con una plantilla pre cargada que usted podrá modificar o personalizar de acuerdo a sus necesidades. En caso de que decida realizar modificaciones es importante que al finalizar haga clic en el botón “Guardar cambios” para poder actualizar y resguardar sus modificaciones.

Cuando los evaluadores ingresen a su cuenta, el texto que usted redactó lo verán de la siguiente manera:

Indicaciones de respuesta

También podrá modificar las indicaciones que desea que aparezcan antes de que los evaluadores emitan sus respuestas. De igual manera encontrará una opción pre cargada que ya contempla esta operación sin embargo usted podrá personalizar el campo de acuerdo a sus necesidades.

Una vez realizada la modificación, presione el botón “Guardar cambios”.


Texto de conclusión o término de encuesta

Podrá modificar el texto que le aparecerá en pantalla a sus evaluadores una vez que finalicen cada encuesta. Para realizar esta operación deberá considerar:

1) Seleccione "Texto de conclusión o término de encuesta".

2) Redacte el texto que requiere que aparezca.

3) Una vez realizada la modificación, presione el botón "Guardar cambios".

Rangos para interpretación para respuestas individuales

Es necesario que realice esta configuración para poder obtener su Reporte que encontrará en el módulo de “Niveles de Satisfacción” al finalizar la aplicación de sus encuestas.

Para realizar esta configuración, deberá tomar en cuenta los valores asignados a su escala (si lo requiere, por favor, vaya al “Módulo escala” para consultar la información y regrese al módulo de “Configuración”).

1) Tome en cuenta las ponderaciones asignadas a su escala.

La escala que se muestra en el ejemplo (imagen anterior) tiene valores del “1” al “6”. Recuerde que el “0” no se toma en cuenta para el cálculo estadístico

2) Registre los rangos que vaya a requerir para su medición para las 3 opciones; Opinión Favorable, Opinión indecisa y Opinión desfavorable.

Una vez realizada la configuración, presione el botón “Guardar cambios”.

Nota: El límite inferior que se está considerando es "1" y el límite superior que se está tomando en cuenta es "6" de acuerdo con la escala. Esta configuración le servirá para poder obtener información específica de los Niveles de satisfacción de su encuesta por pregunta/ítem.

Explicación de la relación entre la configuración realizada (por pregunta/ítem), y el reporte de Niveles de satisfacción.

A continuación, se muestra un fragmento del reporte de los niveles de satisfacción

En el ítem “Este es un lugar amigable para trabajar”:

  • El 78.67% (177 de 225 personas) contestaron “De acuerdo o en total acuerdo (4 - 6)”, por lo tanto, este porcentaje obtenido fue una “Opinión favorable”.
  • El 14.22% (32 de 225 personas) contestaron “Neutral” (2.5 – 3.9), obteniendo una “Opinión indecisa”.
  • Y el 7% (16 de 225 personas) contestaron “Desacuerdo o total desacuerdo” (1 – 2.49), por lo tanto, se cataloga como una “Opinión Desfavorable”.

Recuerde que usted puede configurar los rangos que deseé, de acuerdo con las necesidades de su organización. Los rangos e información manejada en el presente manual son utilizados meramente para ejemplificar.

Textos encabezados reportes PDF

Este texto es el que le aparecerá en el encabezado de los reportes que son exportables a PDF únicamente.

Ingrese el texto, de acuerdo con lo que desee que aparezca en su reporte de PDF.

Una vez realizada la modificación, presione el botón “Guardar cambios.

El texto que agregó lo podrá visualizar en su reporte exportado a PDF, en la parte superior central del documento.

Rangos de interpretación para grupos o variables

Esta configuración es importante que se realice para obtener el reporte producido por el módulo titulado "Niveles de satisfacción" una vez concluido el proceso de aplicación de encuestas.

Para la ponderación de los rangos podrá asignar la misma que en el apartado “Rangos para interpretación para respuestas individuales”, o poner otros distintos según sea la necesidad.

Una vez realizada la modificación, presione el botón “Guardar cambios”.

Es importante considerar que, al momento de generar el reporte por "Niveles de satisfacción" (con la configuración referida en los puntos previos de este apartado), se tomará en cuenta (para el análisis matemático) el PROMEDIO por EVALUADOR obtenido en las preguntas/ítems de cada grupo.

Explicación de la relación entre la configuración realizada (por grupo o variable), y el reporte de Niveles de satisfacción:

A continuación, se muestra un fragmento del reporte de Niveles de Satisfacción:

  • 185 evaluadores (de 221) obtuvieron un promedio entre 4 - 6 (seleccionando las opciones “De acuerdo” o “Muy De Acuerdo”) en los ítems del Grupo de “MEDIO AMBIENTE”, por lo tanto, el 83.71% de los evaluadores tuvieron una “Opinión Favorable” en el promedio de los ítems de dicho grupo.
  • 29 evaluadores (de 221) obtuvieron un promedio entre 2.5 – 3.9 (seleccionando la opción “Neutral”) en los ítems del Grupo de “MEDIO AMBIENTE”, por lo tanto, el 13.12% de los evaluadores tuvieron una opinión “Indecisa” en el promedio de dicho grupo.
  • Finalmente, 7 personas (de 221) obtuvieron un promedio entre 1 – 2.49 (seleccionado la opción “Desacuerdo” y “Muy desacuerdo”) en los ítems del Grupo de “MEDIO AMBIENTE”, por lo tanto, el 3.17% de los evaluadores tuvieron una “Opinión desfavorable” en el promedio de dicho grupo.

Recuerde que usted puede configurar los rangos que desee, de acuerdo con las necesidades de su organización. Los rangos e información manejada en el presente manual son utilizados meramente para ejemplificar.


Módulo Texto correos

Texto correos

En este módulo podrá modificar el “asunto” del correo, así como la redacción que se enviará a todos los evaluadores a través de sus correos electrónicos.

Para editar el cuerpo del correo es importante que respete las etiquetas destinadas para cada concepto, ya que deberán quedar tal cual están (incluyendo los corchetes), estas etiquetas las podrá mover de acuerdo con sus necesidades y dispondrá de las siguientes opciones:

  • [evaluador] esta etiqueta será sustituida automáticamente mediante el sistema, por el nombre del evaluador al momento de enviarle el correo, por lo que, se recomienda agregarla después del saludo.
  • [empresa] esta etiqueta será sustituida automáticamente mediante el sistema, por el nombre de su empresa u organización.
  • [nombre_periodo] esta etiqueta será sustituida por el nombre del periodo que se estará evaluando.
  • [fecha_fin] esta etiqueta será sustituida por la fecha en la que terminará su proyecto (o la aplicación de la encuesta).
  • [enlace] esta etiqueta será sustituida automáticamente mediante el sistema, por el link a donde tendrán que ingresar los evaluadores a realizar su encuesta (es diferente al link al que se ingresa como Coordinador).
  • [usuario] y [clave] estas etiquetas serán sustituidas automáticamente mediante el sistema, por el usuario y contraseña según correspondan, de cada uno de los evaluadores.

Una vez realizada la modificación, presione el botón “Guardar cambios”.

Para revisar cómo les llegará el correo a los evaluadores, presione el botón “Enviar correo de prueba”, agregue su correo y nombre, y finalmente presione “Aceptar”. Un correo le estará llegando a la bandeja de su correo entrante con el ejemplo de cómo lo visualizará su personal involucrado.

Enviar correos

A través de este apartado usted podrá realizar el envío automatizado de las invitaciones que incluirán las claves de acceso e invitaciones a sus evaluadores para que puedan comenzar a responder sus evaluaciones. Deberá considerar que es recomendable hacer uso de esta función una vez que usted haya validado que las configuraciones previas ya no requerirán alguna modificación o actualización (configuración de las segmentaciones, criterios o rangos para interpretación de respuestas, escala de evaluación, diseño de cuestionario), ya que una vez enviados los accesos a los evaluadores si alguno de ellos ingresa y responde, aunque sea una sola pregunta, usted ya no podrá realizar ninguna modificación.
Respecto a las opciones para envíos de correos usted dispondrá de lo siguiente:

Envío de correo individual

1) Podrá hacer búsqueda por departamento para rastrear al colaborador en específico que desea realizar el envío de sus claves de acceso. Para esto bastará con hacer uso del filtro referido como “Filtro por departamento o área” y seleccionar la opción desea.

2) Podrá hacer búsqueda por nombre específico para rastrear al colaborador que desea realizar el envío de sus claves de acceso, posteriormente de clic en el icono de la lupa para hacer la búsqueda.

3) Toda la información que le aparecerá en pantalla incluyendo claves de acceso de sus evaluadores y estatus en el número de envíos de correos, usted podrá descargarlo en archivo formato Excel de manera que pueda tenerlo disponible en caso de que requiera tener una consulta de datos rápida sin necesidad de conexión.

Nota: Es importante que su navegador no tenga activado el bloqueo de descargas de archivos para que pueda tener acceso a este tipo de reportes, para mayor información consulte: https://support.google.com/chrome/answer/114662?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es-419 en el caso de Google Chrome o https://support.mozilla.org/es/kb/no-puedo-descargar-ni-guardar-archivos en el caso de Mozilla Firefox.

4) Podrá hacer clic en la casilla ubicado en el lado izquierdo de su nombre para seleccionarlo o deseleccionarlo y a su vez hacer clic en el botón referido como “Enviar a seleccionados” (ubicado en la parte superior del apartado).

5) Al realizar el envío de correos, usted podrá consultar el estatus de la operación por cada caso, incluyendo saber si el envío fue exitoso o fallido:

Nota: a los evaluadores que han contestado su encuesta al 100%, ya no podrá enviarles el correo.

Es importante considerar que el envío de correos tomará como base 2 factores: calidad de wifi o red de conexión a internet empleada y número de colaboradores registrados. Lo anterior implica que entre más evaluadores se encuentren registrados (a los cuales se les hará llegar sus claves de acceso a través de este módulo) el sistema puede demorar en procesar los datos de acuerdo con la calidad de la conexión de red empleada. En algunos casos donde sean demasiados datos a procesar y la conexión no sea la más óptima, podría suceder que su navegador en apariencia se congele o que inclusive nos arroje mensajes como el siguiente:

En estos casos deberá esperar a que Smart Clima vuelva a responder por sí solo, es decir, esperar a que la operación continúe, ya que, aunque en apariencia el sitio no responda, en realidad puede estar realizando el envío de las claves de acceso a sus evaluadores y en caso de abortar este proceso podrá ser suspendido a mitad de operación.


Visualización para evaluadores

Link para Evaluadores (que tengan usuario y contraseña).

El link al que ingresarán los evaluadores que cuenten con usuario y contraseña, lo encontrarán en el correo que le hará llegar el coordinador mediante el sistema Smart Clima.

Instrucciones a Evaluadores

Las indicaciones necesarias para iniciar la encuesta se encuentran una vez ingresando al sistema, antes de iniciar con las preguntas.

El botón para iniciar la encuesta se encuentra en la parte inferior central.

Inicio de la encuesta

1) Después de las instrucciones, se solicitará que seleccione de la(s) lista(s) desplegable(s), la información correspondiente a la segmentación que usted realizó en la cuenta de coordinador (para hacer sus filtros), en el módulo “Segmentación”.

2) Una vez hecha la selección, el evaluador deberá presionar el botón “Guardar y continuar”.

Nota: Recuerde que en este momento es cuando se le tomará en cuenta como crédito utilizado.

3) Cuando el evaluador comience con las preguntas, deberá seleccionar una de las opciones que se le muestran, contestando en base en su criterio y experiencia dentro de la empresa. También podrá agregar un comentario si así lo desea.

Cierre de aplicación antes de finalizar la encuesta

En caso de que el evaluador cierre la aplicación antes de finalizar su encuesta, podrá reanudarla posteriormente en donde se quedó, es decir, el sistema almacena la información hasta donde haya llegado antes del cierre.

Presione el botón "Iniciar encuesta" para iniciar o continuar con la encuesta.

Nota: Cuando sale de la aplicación y reingresa, iniciará desde la pregunta que se quedó, no podrá regresar a las preguntas previamente almacenadas.

Leyenda: "No tiene créditos no disponibles".

En caso de que al evaluador le aparezca la leyenda de que “No tiene créditos disponibles”, debe de contactar a su área de RRHH, para que revise con el proveedor y de ser necesario adquiera más créditos para poder contestar su encuesta.


Módulo Cuentas

En este módulo usted podrá comprar/renovar un paquete nuevo, así como consultar el historial de compra.

1) Podrá seleccionar el botón de "Consultar historial de compra" para visualizar sus compras anteriores de la plataforma Smart Clima.

2) Usted podrá consultar la Fecha de vencimiento del paquete que ha contratado actualmente.

3) Podrá ver el número de créditos vigentes en su paquete contratado.

4) Podrá realizar una compra de créditos por número de evaluados desde este apartado.

Historial

1) Podrá ver la descripción del paquete que ha comprado con anterioridad.

2) Podrá consultar el costo que pago por su paquete contratado.

3) Podrá consultar la fecha de registro del día de su compra.

4) Seleccionará su método de pago una vez registrado al momento de su compra (Paypal, Transferencia o Tarjeta de crédito/débito).

5) Consultara el estatus de su pago ya sea realizado o pendiente.

6) Podrá realizar su pago en caso dado que se encuentre pendiente.

7) Podrá eliminar la compra de forma permanente de su historial de compra.


Módulo Consumo

Consumo

En este apartado usted podrá consultar su historial de créditos consumidos de acuerdo a su paquete contratado y el número de evaluaciones empleados.

1) Consulta de créditos disponibles. En la parte superior encontrará los créditos que tiene disponibles para hacer uso en sus procesos de evaluación y proceder a registrar a sus evaluadores dentro del sistema.

Contará como un crédito utilizado toda vez que el evaluador ingrese a su cuenta, seleccione la segmentación y presione “Guardar y continuar”, aunque no haya iniciado la encuesta.

2) Podrá seleccionar el período para poder consultar el consumo específico de ese mismo.

3) Podrá consultar el nombre del colaborador del crédito consumido. En caso de que algún evaluador haya respondido su encuesta sin tener usuario y contraseña, en el nombre aparecerá: sin_nombre_xxxxxx.

4) Podrá consultar de la fecha y la hora de consumo en la que se registró el uso del crédito

5) Podrá confirmar el nombre del periodo en el que fue consumido cada crédito.

6) Podrá utilizar el buscador para localizar algún colaborador en específico del listado que se consulta.

Avances

En este módulo podrá conocer el porcentaje de avance que lleva individualmente cada evaluador y podrá filtrar por nombre del evaluador o en general de todo el personal registrado. Para la óptima operación de esta función deberá considerar realizar las siguientes instrucciones:

1) Seleccione el período a consultar.

2) Avance total de las encuestas aplicadas en el período seleccionado.

3) El total de los colaboradores que han terminado la encuesta, solo se contemplaran las encuestas que estén al 100% contestadas.

4) El total de los colaboradores faltantes que no han iniciado o aún no han terminado de responder la encuesta asignada.

5) El nombre del colaborador que participo en la evaluación.

6) El departamento al que pertenece el colaborador participante.

7) Avances de la encuesta clima de cada colaborador.

Eliminar encuestas incompletas

En caso de que haya evaluadores que dejaron su encuesta sin completar y ya no las vayan a terminar, usted podrá, si lo desea, eliminarlas del sistema para que no sean consideradas en los resultados. Para realizar esta operación bastará con realizar las siguientes instrucciones:

1) Presione el ícono de “Eliminar incompletos”.

2) Seleccione el período deseado.

3) Presione el botón eliminar incompletos.

A través de este módulo usted podrá realizar la consulta de sus resultados generales con base a los promedios obtenidos por cada factor medido y de acuerdo con los niveles empleados con su escala de medición. Podrá consultar los datos de manera general en un solo reporte o ir filtrando los datos de acuerdo con las opciones de segmentación que hayan sido dejadas como activas en su periodo de evaluación. Para un uso óptimo de este tipo de reporte bastará con considerar las siguientes instrucciones:
1.- Seleccione el periodo del cual desea obtener los resultados (en las opciones únicamente le aparecerán los periodos que tiene cerrados).

2.- Se desplegarán las opciones que seleccionó para su segmentación. Podrá dejar la selección en “Todos” para que el resultado obtenido sea de todas las segmentaciones o filtrar específicamente por cada segmentación.

3.- Una vez hecha la selección de sus filtros, debe de indicar en la columna del lado derecho, si desea obtener las gráficas de cada filtro realizado, señalando con una palomita:
4.- Presione, “Procesar reporte” para obtener su reporte de resultados.

En el reporte, obtendrá una tabla con los promedios obtenidos en cada grupo de ítems, los cuales estarán ordenados del mayor al menor promedio.

Al presionar la lupa color azul, podrá consultar el promedio específicamente por ítem/pregunta.

También obtendrá una tabla con la información del promedio por pregunta o ítem, los cuales estarán ordenados del mayor al menor promedio.

Obtendrá el promedio específico por segmentación incluyendo la gráfica correspondiente.

En la gráfica, el resultado se muestra de mayor a menor, por lo regular, los primeros resultados (color verde) muestran las Opiniones Favorables de la organización, mientras que los que aparecen con puntajes inferiores (color rojo) representan las Opiniones desfavorables de la empresa.

Finalmente, podrá visualizar los comentarios adicionales que agregaron los evaluadores. Estos comentarios también aparecerán por segmento.

Confidencialidad: en todo momento se mantiene la confidencialidad de lo que cada evaluador contestó. Al obtener los resultados no aparecerán nombres y no se editarán los comentarios (pudiendo existir errores ortográficos o de dedo, dentro de los mismos).

Exportar resultados a Word

Todos los resultados obtenidos incluyendo gráficas, los podrá exportar a Word, en la parte superior derecha de la página, encontrará el botón “Exportar a Word”, el cual se activará hasta que se hayan cargado por completo toda la información de los resultados en la página.

Niveles de satisfacción

A través de este módulo usted podrá tener acceso a un reporte que contiene de manera muy detallada los resultados de su proceso de evaluación con base a los niveles de satisfacción de la población evaluadora para cada segmente o factor medido. Estos datos se correlacionan con la operación del módulo “Configuración” específicamente con las opciones de rangos para respuestas individuales y/o grupos/variables donde podrá establecer los límites para pasar de uno a otro nivel de acuerdo a los datos arrojados por el sistema. Para la correcta administración de esta función bastará con realizar las siguientes instrucciones:

1. Seleccione el periodo del cual desea obtener los niveles de satisfacción (en las opciones únicamente le aparecerán los periodos que tiene cerrados).

2. Indique los elementos de visualización:

  • Podrá “Ver todo”
  • Variables o Grupos
  • Solo preguntas
  • Solo fortalezas y debilidades
  • Solo comentarios
3. Seleccione la segmentación que desea visualizar (puede seleccionar “Todos”). Recuerde que la segmentación la elige antes de que inicien su encuesta, en el módulo “segmentación”.

4. Presione el botón “Procesar reporte”.

El reporte que obtendrá será de acuerdo con la satisfacción de los evaluadores, marcado en los colores del semáforo; verde (Opinión favorable), amarillo (Opinión indecisa), rojo (Opinión desfavorable).

Primero por Grupo en general.

Después específicamente por el ítem/pregunta de cada grupo.

Información estadística

  • σ Desviación estándar
  • x? Media
  • P Población
5. Finalmente obtendrá un reporte con los comentarios obtenidos por ítem/pregunta.

Comparar Períodos

Cuando ha realizado la aplicación de clima organizacional en más de una ocasión por medio de Smart Clima podrá realizar la comparación entre dos periodos. Esta información está directamente relacionada con el reporte “Niveles de satisfacción” del módulo anterior.

1) Seleccione ambos periodos con los que realizará la comparación.

2) Seleccione los elementos que desea visualizar en su comparativo (puede seleccionar “comparar todo”).

3) Selección el segmento que desea comparar, puede seleccionar “Todos”.

4) Presione el botón “Procesar reporte”.