Contenido (Smart-360)


Generalidades técnicas

Última actualización: 26/01/2024

Navegadores de internet recomendados

Podrá ingresar de forma exitosa en los navegadores de internet: Chrome y Firefox. Se recomienda No hacerlo desde internet Explorer.

En caso de que no tenga ninguno de estos navegadores activos en su computadora, puede descargarlos en los siguientes links de forma gratuita:

Chrome: http://www.google.com.mx/chrome/browser/desktop/index.html

Firefox: https://www.mozilla.org/es-MX/firefox/new/

Nota: En caso de que ingrese con Internet Explorer, dependiendo de la versión de algunas funcionalidades no estarán disponibles en el sistema, por lo que no es recomendable utilizar este navegador.

Exportar archivos en documentos de texto

Sistemas operativos Windows / iOS: Podrá descargar documentos adjuntos en los cursos, pudiendo ser de formatos de imagen, JPG o PNG, PDF, de Word o de Excel, es necesario que cuente con Microsoft Office 2007 o superior.


Ingreso a la aplicación

Link de acceso

Para acceder a la plataforma de Smart 360, deberá hacerlo a través del link/enlace web que su consultor asignado le hará llegar a su correo electrónico registrado.

Usuario y contraseña

Una vez enviado y recibidos sus datos de acceso (link de acceso web, Usuario y Contraseña de la cuenta), se recomienda el resguardo de los mismos en un lugar seguro para que no se haga mal uso de la plataforma o su cuenta.

Para comenzar a hacer uso de su servicio, ingrese el Usuario y Contraseña que le fueron asignados.

Se sugiere copiar y pegar el Usuario y Contraseña (a partir de la información recibida por correo), para validar que no contenga espacios que pudiesen ser detectados como caracteres y evitar que el sistema les notifique mensaje de usuario o contraseña incorrectos.


Página principal

Menú de herramientas

1. Consulta de información referente a la cuenta: vigencia del paquete contratado, créditos disponibles e información de su ejecutivo comercial.

2. Opción para editar los datos correspondientes al coordinador de la cuenta.

3. Información de contacto del área de consultoría.

4. Preguntas frecuentes relacionadas al funcionamiento del sistema con sus respectivas respuestas.

5. Ticket de soporte técnico para reportar fallas en el sistema, este tiene un tiempo de respuesta de 72 hrs hábiles.

6. Consulta y/o descarga del manual de usuario del sistema

7. Opción para retroalimentar aspectos positivos del sistema o del servicio brindado por nuestros colaboradores.

8. Opción para retroalimentar aspectos negativos del sistema o del servicio brindado por nuestros colaboradores.

9. botón destinado para el cierre de la sesión.

Chat de atención a clientes

Dentro de su cuenta, en la parte inferior derecha, usted encontrará la función de "chat", el cual es atendido por personal directamente del área de Consultoría en caso requerir soporte técnico o tener dudas del servicio. Esta función está activa de lunes a viernes de 9 a 18:15 horas (tiempo del centro de México).


Módulo Módulos y privilegios de usuarios en sección Generales

Este apartado se encuentra presente únicamente en el acceso de Coordinador del sistema, y desde aquí podrá gestionar la información y privilegios de sus cuentas adicionales (acorde a su paquete contratado), así como generar nuevas y asignar módulos entre estas.

Para ello, es importante considerar lo siguiente:

  • Para acceder a las cuentas adicionales, es necesario que se les asigne un responsable. Podrá asignar responsable a la cuenta con base en el personal registrado en el módulo "Lista empleados" de la sección de Generales del menú lateral izquierdo.

  • Al modificar módulos y privilegios de las cuentas adicionales, es necesario que se cierre sesión y vuelva a iniciar sesión en la cuenta editada.

  • La contraseña de los usuarios se genera automáticamente y se envía al correo electrónico registrado al empleado, cada usuario podrá cambiar su contraseña en el módulo "Cambiar contraseña" de la sección de Generales del menú lateral izquierdo.

Cuenta de Coordinador existente

Primeramente, aparecerá el acceso de Coordinador del sistema con la información registrada, así como con los módulos y privilegios acordes al paquete contratado. Podrá editar los datos de la cuenta, sus módulos y privilegios, utilizando las opciones de este módulo.

- Editar datos cuenta: Podrá editar la información del nombre, correo y teléfono del usuario asignado a la cuenta.

- Módulos y privilegios de la cuenta: Podrá gestionar los módulos del sistema Smart 360 que tenga contratados en su paquete.

Nota: Podrá asignarlos a las cuentas adicionales con base en la cantidad de créditos por módulo que se tenga en su paquete contratado. Podrá quitar la asignación de una cuenta y asignarlo a otra las veces que lo requiera. En caso de requerir más créditos de algún módulo, podrá contratarlos directamente con su ejecutivo comercial asignado, y así poder habilitarlos en todas sus cuentas adicionales.

Para gestionar módulos podrá seleccionar o quitar la selección de los apartados que desee se visualicen en la cuenta (puede hacerlo tanto en la cuenta de Coordinador como en cualquiera de las adicionales). Solo podrá asignar el módulo si se cuenta con espacio disponible en la cantidad de Límite por módulo.

Podrá seleccionar y quitar la selección de los módulos y sus privilegios, de forma manual, dando clic en la casilla de selección de la columna Activo del módulo deseado (así como en cada uno de los privilegios que desee estén activos en la cuenta), o de forma masiva en los recuadros al título de las columnas de: Asignar, Agregar, Editar, Eliminar.

Al asignar los módulos y sus privilegios deseados, es importante dar clic al botón de Guardar cambios.

Consideraciones de los privilegios:

  • Si se asigna el módulo sin privilegios, solo podrá visualizarse el módulo, sin poder gestionarlo.

  • El privilegio de Agregar permitirá ingresar cualquier tipo de información relacionada con las funciones del módulo. Por ejemplo: Agregar competencias a los puestos, en el módulo de Perfil ideal.

  • El privilegio de Editar permitirá modificar o actualizar cualquier tipo de información relacionada con las funciones del módulo. Por ejemplo: Editar opciones de Escala / Comentarios en el módulo de Cuestionarios.

  • El privilegio de Eliminar permitirá quitar del sistema cualquier tipo de información relacionada con las funciones del módulo. Por ejemplo: Eliminar criterios registrados, en el módulo de Criterios.

  • Podrá elegirse no asignar privilegios, así como agregar solo 1, 2 o los 3 tipos de privilegios a un módulo seleccionado (si estos están disponibles). Podrá asignar o quitar privilegios según lo requiera.

  • Solo podrán ser seleccionables los privilegios que tenga disponibles el módulo, en caso de que no exista esa función, estará bloqueada su selección.

Cuentas adicionales nuevas

Para asignar cuentas adicionales nuevas, podrá hacerlo al dar clic al botón de "Nueva cuenta".

Todas las cuentas adicionales nuevas que se generen en este apartado deberán enlazarse con algún empleado registrado en el módulo de "Lista empleados" de la sección de Generales del menú lateral izquierdo.

El sistema presentará la lista de colaboradores disponibles (que estén registrados, y que aún no estén enlazados con alguna cuenta).

Una vez elegido al empleado, podrá seguir generando más cuentas con el botón de Agregar y continuar agregando, o podrá completar el proceso de generar cuentas con el botón de Agregar y cerrar.

Una vez generada(s) su(s) cuenta(s) adicional(es), podrá editar los datos de las cuentas, sus módulos y privilegios, utilizando las opciones de este módulo.

- Editar datos cuenta: Podrá editar la información del nombre, correo y teléfono del usuario asignado a la cuenta.

- Módulos y privilegios de la cuenta: Podrá gestionar los módulos del sistema Smart 360 que tenga contratados en su paquete.

- Eliminar cuenta: Con esta opción podrá eliminar las cuentas adicionales (esto no eliminará al empleado registrado).

Adicional, podrá realizar filtros para localizar sus cuentas registradas, mediante las opciones de Búsqueda por: Nombre, Usuario o Correo.


Módulo Empleados - Lista empleados en sección Generales

En este apartado usted podrá crear y/o administrar su base de datos respecto a los colaboradores que participarán en el proceso de evaluación. Para la correcta operación de este módulo es necesario primero registrar y/o crear los Puestos existentes al interior de la organización (revisar el apartado del módulo "Puestos" de este manual).

Alta de personal (individual)

  1. Ubique y haga clic el botón/función de “Nuevo personal”. Esta opción (también conocida como carga manual) es recomendable cuando hay pocos datos a capturar dentro del sistema (uno por uno).
  1. Llene todos los campos disponibles en la ventana emergente y presione “Aceptar” para guardar al nuevo colaborador registrado o “Cancelar” para salir de este apartado sin realizar cambio
Consideraciones importantes para dar de alta un nuevo colaborador:

  1. El “Usuario” y “Contraseña se generan automáticamente por el sistema.
  2. El “Correo” debe ser correcto, ya que es a donde se le enviará la notificación al candidato para realizar los psicométricos.
  3. Es necesario que antes de operar este módulo, se hayan capturado los puestos al interior de la organización de acuerdo con lo descrito en el módulo Puestos”.
  1. La casilla de “Teléfono” es un dato opcional, puede quedarse en blanco.
  2. En el apartado de “Lenguaje del empleado” podrá seleccionar el idioma para las Instrucciones y la Escala que visualizará el evaluador en su acceso. Si el evaluador tiene rol de Jefe, en el idioma seleccionado podrá visualizar los reportes de resultados del personal a su cargo (en caso de tenerse habilitado el “Periodo de Retroalimentación”). Los idiomas disponibles son: Español, Inglés, Francés y Portugués. Únicamente podrá asignar los idiomas del paquete contratado.

Opciones de gestión

Dentro de este módulo podrá: Editar, así como Enviar a papelera (y posteriormente Eliminar) al colaborador.

Edición de datos de personal

En la columna de Opciones, con el botón de "editar" podrá realizar modificaciones en los datos registrados de sus colaboradores que participarán en el proceso de evaluación.

Podrá editar todos los datos, incluyendo la Contraseña, excepto el dato de Usuario el cual no podrá modificarse.

Eliminar registros

Cualquier registro dentro de su base de datos podrá ser enviado a Papelera si así lo requiriera. Es importante considerar que el personal en Papelera no será considerado para nuevos Periodos de evaluación, y solo podrá ser enviado a Papelera si no cuenta con procesos de evaluación pendientes (ya sea como Evaluado o Evaluador).

Dentro de la pestaña de Papelera tendrá las Opciones de "Recuperar" al personal (lo cual lo regresará a la pestaña de Lista de empleados), así como la opción de "Eliminar" al empleado de forma permanente del sistema.

Finalmente, podrá utilizar filtros por Departamento, o por búsqueda de palabras clave en el Nombre, para gestionar los datos en las tablas del personal registrado.

También podrá exportar a Excel la información total de sus empleados registrados, tanto de la pestaña con el personal Activo, así como el personal que se encuentre en la pestaña de Papelera (Inactivos).

Para la exportación de datos generales de este apartado, bastará con dar clic en el botón Exportar a Excel.

Módulo Empleados - Carga masiva empleados en sección Generales

Dentro del apartado de Generales del menú lateral izquierdo, encontrará la opción de Empleados - Carga masiva empleados, en donde podrá ingresar de forma masiva al personal, como una segunda opción para dar de alta en el sistema a sus colaboradores, a través de una hoja de cálculo (que contenga la información de sus empleados).

A continuación, se desplegarán las características técnicas necesarias para poder generar su archivo antes de cargarlo en el sistema y de esta manera evitar errores de almacenamiento:

Nota: Deberá considerar que su archivo respete el número de columnas que se indican y que no se modifique el orden de acuerdo con las indicaciones de los puntos 3, 5 y 6, y que en los datos restantes no existan espacios en blanco para evitar errores de carga.

Una vez que disponga del archivo con las consideraciones técnicas antes referidas, podrá hacer uso del botón Examinar para buscarlo desde el origen donde se encuentre resguardado o simplemente arrastrando el archivo y soltarlo en el espacio indicado:

Una vez cargado el archivo, aparecerá en la tabla inferior de "Archivos cargados", y el personal se verá reflejado en el módulo "Lista de Empleados" que se encuentra en la sección de Generales, con sus elementos respectivos.


Módulo “Puestos” en sección Generales

En este módulo usted podrá gestionar la información de los puestos creados al interior de su organización.

Podrá dar de alta nuevos Puestos a través del botón: Nuevo Puesto.

Podrá Editar o Eliminar al puesto creado, en la tabla inferior.

Aspectos a considerar:

- Si se Edita la información, se actualizarán los datos en los empleados que tengan asociados el puesto.

- Solo podrá eliminarse el puesto si no se tiene vinculado a algún empleado registrado.

- La tabla de puestos cargados se actualizará con nuevos puestos que se den de alta mediante el archivo en Excel de Carga masiva de empleados.


Módulo “Logotipo” en sección Generales

A través de este módulo, usted podrá usar una imagen de su empresa u organización para cargarla en el sistema y hacer la experiencia de un entorno más familiar e institucional para sus evaluadores y sus reportes generados. Para su correcta configuración recomendamos considerar las siguientes instrucciones:

1) El archivo o imagen deberá ser con formato JPG o PNG, y pesar menos de 500 Kb.

2) En el apartado: “Seleccione el archivo que deseas cargar” haga clic en el botón “Examinar…” para buscar el archivo en las carpetas de su equipo, o arrastre y suelte su archivo deseado en el espacio correspondiente. Solo podrá cargar 1 archivo a la vez, y este aparecerá en los accesos de los evaluadores, así como en los reportes de resultados exportados.

3) Si su archivo fue cargado con éxito (con base en las instrucciones anteriores), lo encontrará resguardado en la sección referida como “Archivos cargados” donde podrá eliminarlo o descargarlo en caso de que usted lo requiera. Al eliminar el archivo de la tabla, la imagen dejará de aparecer dentro del sistema Smart 360.


Módulo “Cambiar contraseña” en sección Generales

En el apartado referido como “Generales” podrá localizar el módulo para realizar el cambio de Contraseña, llenado los campos requeridos.


Módulo Perfil ideal

En este módulo podrá asignar y editar el nivel de competencias vinculadas a sus puestos, formando así un Perfil Ideal, de manera que Smart360 pueda utilizar estos datos y generar un reporte comparativo (entre lo esperado y lo obtenido por cada evaluado) adicional al reporte habitual de evaluación 360°.

En la columna de Editar perfil ideal podrá seleccionar competencias, de la base de datos del módulo de "Conductas", incluyendo tanto las competencias precargadas en el sistema, así como las que haya dado de alta en dicho módulo.

Bastará con hacer clic en la casilla dela columna “Seleccionar”, y podrá elegir el nivel de desempeño deseado para esa competencia en relación con el puesto (estos niveles serán los mismos rangos configurados en el módulo "Escala").

Podrá Editar el Nivel, siguiendo los mismos pasos, o Eliminar la selección al dar clic en la casilla para quitar la "palomita" de checklist.

Podrá duplicar las competencias y sus niveles asignados a un puesto, al dar clic en el botón de "Duplicar competencias".

Posteriormente, podrá seleccionar el puesto de Origen, y el de Destino. En caso de que el puesto destino ya tenga competencias asignadas, solo se copiarán las nuevas competencias que no se tuvieran ya seleccionadas.


Módulo Evaluadores / Evaluados

En este módulo se asignarán los tipos de rol de Evaluado(a) o Evaluador(a) para los empleados registrados en el sistema.

Hay que considerar que, el rol de Evaluado(a), puede evaluar a otros además de ser evaluado(a). Y que el rol de Evaluador(a) únicamente tiene la función de evaluar a otros.

Asignación masiva

Podrá asignarse el tipo de rol de forma masiva mediante el botón de "Asignar tipo de empleado".

En la ventana emergente, primeramente se deberá seleccionar si se desean asignar Evaluados(as) o Evaluadores(as).

Una vez seleccionado el tipo de rol, aparecerá una tabla con todos los empleados que no tengan ningún rol ya asignado previamente. En esta sección podrá hacer un filtrado por Departamento y/o por Puesto si lo desea para localizar a los empleados.

Podrá usar las funciones de Seleccionar todos, y Deseleccionar todos, así como hacer la selección de forma manual al dar clic en la casilla de checklist de cada empleado.

Una vez seleccionados los empleados a los que les desea asignar el tipo de rol deberá dar clic al botón de Guardar cambios y cerrar.

Asignación individual

Los empleados registrados en el sistema, con o sin rol asignado, aparecerán en la siguiente tabla:

Para los empleados que no tengan rol asignado aún, podrá hacerse la asignación manual del tipo de rol con la opción de Asignar tipo de empleado.

Adicional, para aquellos empleados que ya tengan rol de Evaluador(a) y desee cambiarse al de Evaluado(a) podrá hacerse la modificación del tipo de rol con la opción de Cambiar tipo de empleado.

Es importante considerar que solo podrá cambiarse de Evaluador(a) a Evaluado(a). Si el personal ya tiene rol de Evaluado(a) no podrá modificarse, ya que este tipo de rol tiene ambas funciones.

Envío de accesos (individual)

Podrá realizar el envío de accesos de forma individual e ilimitada, a través de las opciones de la lista de empleados en este apartado.

Para envíos masivos de accesos, podrán realizarse vía correo a través del módulo "Envío correos".

Mediante el envío vía WhatsApp, deberá confirmar el número registrado o asignar uno al empleado, y el sistema Smart 360, lo llevará en una pestaña externa a WhatsApp Web desde donde podrá realizar el envío.

Para el envío de accesos vía Correo solo se requiere dar clic en la opción correspondiente y Smart 360 realizará el envío del correo correspondiente al formato: Correo con indicaciones generales y datos de acceso al sistema, editable desde el módulo "Texto correos".

Es importante considerar que, si se desea reenviar el correo con accesos al mismo empleado, deberá haber una espera mínima de 30 minutos entre envíos. Sin embargo, la cantidad de envíos es ilimitada.

Finalmente, podrá utilizar filtros por Departamento, Tipo de rol, o por búsqueda de palabras clave en el Nombre, para gestionar los datos en la tabla del personal registrado.

También podrá exportar a Excel la información total de sus empleados activos registrados, incluyéndose la información de Usuarios y Contraseñas vinculados a los empleados, así como el tipo de rol de Evaluado(a) o Evaluador(a) asignado.

Para la exportación de datos de este apartado, bastará con dar clic en el botón Exportar a Excel.


Módulo “Conductas”

En este apartado del sistema, usted podrá consultar el banco de competencias y conductas observables incluidas en el catálogo pre cargado y también podrá realizar nuevas adiciones. Estos serán empleados posteriormente para la creación de sus encuestas. Para su mayor comodidad, Smart 360 agrupa las competencias incluidas en 5 grupos o campos semánticos
  • Directivas.
  • Liderazgo.
  • Personales.
  • Profesionales.
  • Sociales.
Para consultar las competencias incluidas dentro de su servicio, bastará con que seleccione uno de los grupos preexistentes y conocer cuáles son las opciones que agrupa cada uno de ellos. Posteriormente, elegir la Competencia deseada para revisar:

1. Esta función permite realizar ediciones en la redacción de la definición correspondiente a la competencia consultada.

2. A través de esta función usted podrá realizar modificaciones o ediciones en la redacción de la conducta observable que servirá para poder evaluar la competencia consultada.

3. Con esta función usted podrá eliminar conductas observables que considere no necesarias en su catálogo.

Deberá considerar que Smart 360 solo le permitirá eliminar casos que no hayan sido empleados en evaluaciones previas (de lo contrario no será posible usar esta función) y que esta depuración es permanente (no se pueden rescatar los datos eliminados).

También podrá eliminar una competencia completa (con todas sus conductas observables), con el botón de “Eliminar competencia”.

Creación de nuevas competencias

En caso de que usted requiera alguna competencia no incluida en su catálogo pre cargado, podrá realizar la creación de nuevas opciones, para lo cual bastará con seguir las siguientes instrucciones:

1) Localice y haga clic en el botón/función “Nueva conducta”.

2) Dentro de la ventana emergente despliegue las opciones del campo referido como “Grupo” y seleccione en cuál de las 5 opciones desea agrupar su nueva competencia.

3) Una vez seleccionado el grupo donde se alojará la competencia nueva, a continuación, haga clic en el botón azul llamado “Agregar nueva competencia”.

4) A continuación se abrirá una nueva ventana emergente donde deberá redactar el nombre de su nueva competencia. Al finalizar deberá hacer clic en la opción de “Agregar” para guardar los cambios y continuar con el proceso.

5) Una vez nombrada su nueva competencia deberá redactar una definición y su primera conducta observable para su nueva creación. Al finalizar deberá hacer clic en la opción de “Agregar” para guardar los cambios.

Creación de nuevas conductas observables


Módulo “Cuestionarios”

En este apartado usted podrá realizar la creación de sus cuestionarios para su proceso de evaluación de desempeño. Podrá generar más de un cuestionario, así como disponer de diversas funciones que optimizarán el proceso. Es importante considerar que no se podrán generar más cuestionarios, o asignar más ítems o preguntas que las asignadas en su paquete contratado.

1) Creación de nuevos cuestionarios.
2) En la ventana emergente redacte el nombre de su cuestionario a generar, así como seleccionar si desea que apaarezcan las descripciones de las competencias dentro del mismo. Haga clic en el botón “Agregar” para guardar los cambios.
3) El cuestionario generado aparecerá en la tabla inferior:

En la columna de Opciones, podrá Editar la información de los datos del nombre del cuestionario (solo si no se tiene el cuestionario en aplicaciones activas), y si se desea que aparezca la descripción de las competencias (esto podrá editarlo cuando desee y se aplicará al momento).

En la columna de Opciones, también podrá copiar los ítems de un cuestionario existente a uno nuevo. Dando clic a la función de Duplicar del cuestionario a copiar, y redactar el nombre del nuevo cuestionario en la ventana emergente.

De igual forma, desde la columna de Opciones, podrá Enviar a papelera los cuestionarios que no requiera en futuros procesos. Al enviar cuestionarios a papelera, podrá recuperar créditos de uso de cuestionarios y utilizarlos en nuevos.

En la pestaña de Cuestionarios en papelera podrá gestionar a los cuestionarios de la misma, pudiendo recuperarlos (si se tienen créditos de cuestionarios disponibles), o eliminarlo permanentemente del sistema.

4) Para agregar ítems (conductas observables) o preguntas en sus cuestionarios, dé clic en el botón de la columna de Seleccionar competencias, del cuestionario a gestionar.

5) En la parte inferior de la tabla del cuestionario, se encontrará la barra del filtro de Grupo de competencias, allí deberá seleccionar el grupo que incluya la competencia que desea evaluar. Una vez realizado el paso anterior se habilitará un nuevo filtro donde usted deberá seleccionar la competencia específica que requiere evaluar con su cuestionario.

6) Enseguida se enlistarán las conductas observables disponibles para evaluar la competencia seleccionada, usted deberá hacer clic en la casilla de la columna referida como “Seleccionar” para que sean añadidos a su cuestionario.

7) Por último, usted deberá hacer clic en el botón/función “Agregar seleccionadas al cuestionario” para que los ítems seleccionados se vayan añadiendo en su formato de evaluación.

Funciones aplicables al cuestionario

Una vez creado su cuestionario, usted dispondrá diferentes opciones que le permitirán optimizar las funciones de su evaluación:

a) Haciendo uso del botón “Agregar descripción” podrá agregar texto adicional a la conducta o ítem de la evaluación, el cual podrá ser utilizado para explicar los criterios de evaluación o agregar información útil para el evaluador. Este texto aparecerá debajo de la conducta a evaluar y aplicará para esa conducta en cualquiera de los cuestionarios en que aparezca.

b) Agregar escala y/o comentario: con la función de la columna "Escala/comentario" usted podrá decidir si el ítem seleccionado desplegará la escala de evaluación y/o una caja para comentarios con base en texto. Deberá considerar que las preguntas que se marquen sin escala de evaluación no serán consideradas para las puntuaciones de los reportes de evaluación.

c) Puede eliminar las conductas / ítems de su cuestionario que no vayan a ser empleados en la aplicación, para esto bastará con hacer clic en el botón/función de “Eliminar”; las conductas se eliminarán únicamente del cuestionario seleccionado, y seguirán en otros cuestionarios o en la base de datos del sistema.

d) Podrá realizar filtros de las competencias asignadas al cuestionario, para gestionarlas con mayor facilidad.

Podrá regresar al apartado de la tabla de cuestionarios con el botón "Volver a cuestionarios".


Módulo “Periodos”

En este módulo podrá agregar, eliminar y editar periodos de evaluación. Podrá contar con varios periodos de evaluación activos al mismo tiempo. Una vez cerrado cualquier periodo de evaluación, ningún evaluador podrá ingresar a las evaluaciones asignadas en dicho periodo.

La fecha de cierre del periodo de evaluación determinará el tiempo que tienen los evaluadores para responder encuestas, una vez iniciado el proceso de evaluación.

Creación de nuevo periodo de evaluación

Para crear su nuevo periodo de evaluación deberá hacer clic en el botón: “Nuevo Periodo” y considerar lo siguiente:

1) Podrá definir un nombre para el periodo con el que pueda identificar su contenido, este será visible para sus evaluadores.

2) La fecha seleccionada definirá el tiempo máximo en que el sistema permitirá el ingreso de evaluadores, de modo que en cuanto dicho periodo sea vencido, el sistema no permitirá el acceso. Usted podrá editar esta fecha en caso de que requiera ampliar el periodo de evaluación.

3) Este apartado definirá la apertura de su periodo de evaluación, considere que para ejecutar las configuraciones y que sus evaluadores puedan ingresar a responder sus encuestas, el periodo deberá permanecer como “abierto”.

Dentro de los accesos de los evaluadores aparecerá la información del nombre del periodo, para poder distinguirlos, en caso de contar con más de un periodo activo:

Editar periodos de evaluación

Con el botón “Editar” usted podrá modificar datos como: Fecha de cierre del periodo de evaluación, estado del periodo de evaluación (abierto o cerrado) o marcar como activo (dar inicio) o inactivo el proceso de retroalimentación.

Nota: Considere que en periodos con más de 60 días que hayan sido cerrados, Smart 360 no le permitirá realizar modificaciones o reabrirlos.

Eliminar periodos de evaluación

A través de esta función usted podrá eliminar periodos de evaluación que hayan sido creados y que en la práctica real no sea necesario su almacenaje.

1) Para eliminar un periodo de evaluación creado, es necesario que su estado se marque como “cerrado”. No se podrán eliminar periodos abiertos.

2) Periodos de evaluación con datos almacenados (periodos ejecutados) no podrán ser eliminados.

3) No es posible eliminar periodos de evaluación que tengan más de 60 días con estado cerrado.

Favor de posicionarse en el periodo a eliminar, dar clic en “Opciones” y en el botón “Enviar a papelera”. El sistema solicitará confirmar esta acción.

El periodo aparecerá en la pestaña “Papelera”, en el botón de Opciones se podrá Recuperar o Eliminar de manera permanente, el cual ya no podrá recuperarse.

Activar periodo de retroalimentación

Como coordinador de su cuenta, usted podrá configurar su periodo de evaluación para programar las sesiones de retroalimentación de los supervisores hacia los evaluados. Para realizar esta configuración bastará con realizar lo siguiente:
1) En el periodo deseado, haga clic en el botón de opciones y posterior en “Editar”.

2) En la ventana emergente, despliegue las opciones del: “Proceso de retroalimentación”, seleccione la opción de “Activo” y de clic en el botón “Guardar cambios”. Solo se podrá activar en periodos Abiertos.

3) Una vez realizadas las operaciones anteriores, los supervisores con evaluados a su cargo, tendrán la opción de visualizar el reporte de resultados individuales de su colaborador, y podrán realizar el diseño de los planes de acción. Para esto deberán ingresar con sus accesos (link, Usuario y Contraseña con los que participaron como evaluadores) y encontrarán habilitada una columna referida como “Retroalimentación y Plan de mejora” sobre la cual deberán hacer clic.

Únicamente aparecerá habilitada en los evaluados que estén con rol de colaborador en relación con el supervisor.
4) A continuación, se mostrará el reporte de evaluación del subordinado evaluado y en la parte inferior del mismo, el supervisor localizará un botón referido como “Agregar objetivos de mejora al evaluado” sobre el cual podrá hacer clic.

5) Enseguida emergerá una nueva ventana sobre la cual se deberá redactar:

a). Descripción del objetivo de mejora: Redactar en un enunciado breve cuál será el objetivo de las acciones solicitadas en el plan de mejora.

b). Acciones concretas: Redactar una acción u objetivo concreto (específico, medible, alcanzable y realista).

c). Fecha de revisión: Establecer una fecha límite en la cual se deberá validar si el objetivo se cumplió.

Nota: Esta operación deberá realizarse con cada objetivo que conforme parte del plan de mejora hacia el evaluado.

Módulo “Relaciones - Lista de relaciones”

A través de este módulo usted podrá realizar la asignación de evaluadores y los roles que estos desempeñarán durante el proceso de evaluación 360° grados. Es importante mencionar que para ejecutar esta operación es necesario que ya exista un periodo de evaluación creado y abierto (de acuerdo con lo descrito en el punto Módulo “Periodos”). Para la asignación manual de las relaciones usted deberá seguir las siguientes indicaciones:

a) Seleccione su periodo de evaluación abierto haciendo uso del filtro referido como “Seleccione un Periodo”.

Una vez seleccionado el Periodo podrá filtrar por Departamento y/o Evaluado:

b) Asignación de evaluadores: Posterior al paso anterior, se desplegará en pantalla una tabla con los evaluados y las relaciones a evaluar. De lado derecho se tiene un botón de Opciones, dando clic en él se deberá seleccionar la opción de “Agregar” (función para asignar los evaluadores).

c) Una vez realizado el paso anterior se abrirá una ventana emergente en la cual deberá desplegar los campos para seleccionar:

- Evaluador.

- Relación del evaluador sobre el evaluado: Es importante mencionar que para cargar el rol de “Autoevaluación, primero seleccione al “Jefe” y se cargará de manera automática la Autoevaluación.

- Cuestionario asignado: De acuerdo con las encuestas generadas previamente, usted podrá seleccionar cuál asignar en cada caso.

Podrá repetir las veces necesarias desde el botón "guardar y continuar agregando", para asignar sus evaluadores con cada evaluado. Sin embargo, hay que considerar que no podrá asignar más evaluadores (por evaluado), que los permitidos por su paquete contratado.

Una vez realizados los pasos anteriores, la tabla en pantalla se irá actualizando con los datos de las relaciones generadas:
1) En cada relación asignada, se mostrará el nombre del cuestionario seleccionado. Si hay necesidad de modificar el cuestionario, tendrá que eliminar la relación y volver a asignarla desde cero.

2) Smart 360 asignará de manera automática la Autoevaluación cuando usted haya cargado a alguien en el rol de Jefe/Supervisor del evaluado. En los casos donde el evaluado no tenga supervisor o línea de reporte, recomendamos usar a cualquier colaborador de manera momentánea en el rol de “Jefe” y posterior eliminar esta relación, conservando la autoevaluación. De igual forma, al asignar el Jefe, si no desea la Autoevaluación, podrá eliminarla una vez autogenerada.

NOTA: En el apartado de "opciones", a través del ícono del bote de basura color rojo, usted podrá eliminar una relación ya creada. Al dar clic podrá seleccionar cada una de las relaciones que desea eliminar. Es importante mencionar que si es una relación cuyo evaluador ya comenzó a responder sus encuestas (o fueron finalizadas) esta relación no podrá ser eliminada.

Duplicar relaciones

Con el objetivo de que en nuevos periodos de evaluación usted no tenga que empezar desde cero a asignar sus relaciones, dispondrá del botón "Duplicar relaciones", con esta función podrá obtener una copia de relaciones efectuadas en periodos de evaluación pasados para usarlos en uno nuevo y editar a partir de allí si lo quiere.

Consulta de créditos disponibles

En este mismo apartado de "Listado de relaciones", usted podrá conocer el estatus de sus créditos disponibles que podrá emplear para la asignación de relaciones.

Nota: Es importante considerar que no podrá asignar más evaluadores (por evaluado), que los permitidos por su paquete contratado.


Módulo Relaciones - Carga masiva de relaciones

En este apartado podrá asignar de manera masiva sus relaciones.

Primeramente, seleccione el periodo abierto a configurar. Solo podrá seleccionar Periodos abiertos.

A continuación, se desplegarán las características técnicas necesarias para poder generar su archivo antes de cargarlo en el sistema y de esta manera evitar errores de almacenamiento:

Deberá considerar que su archivo respete el número de columnas que se indican y que no se modifique el orden de acuerdo con las indicaciones del punto 3, y que en los datos restantes no existan espacios en blanco para evitar errores de carga.

Se recomienda pueda descargar el formato precargado en el sistema, que sirve como base y ejemplo para su llenado:

Una vez que disponga del archivo con las consideraciones técnicas antes referidas, podrá hacer uso del botón: “Examinar” para buscarlo desde el origen donde se encuentre resguardado o simplemente arrastrando el archivo y soltarlo en el espacio indicado:

Una vez cargado el archivo, aparecerá en la tabla inferior de Archivos cargados, y las relaciones se verán reflejadas en el módulo de "Lista de relaciones".


Módulo “Criterios”

En este módulo podrá definir los rangos de los criterios de desempeño que servirán para dar la estructura a los reportes de resultados de los evaluados. Usted podrá asociar una calificación a una etiqueta o concepto que usted defina. Es importante considerar que los Criterios definidos se aplicarán a todos los periodos que se encuentren activos.

Considere que Smart 360 cuenta con una configuración pre-cargada con etiquetas (conceptos de evaluación) generales y rangos de puntuación distribuidos de manera equitativa; sobre esta propuesta pre-cargada usted podrá realizar ediciones como:

- Editar el límite superior de cada criterio (el límite inferior será tomado a partir del criterio anterior).

- Nombre de la etiqueta: Modificar el concepto de evaluación empleado para los rangos preestablecidos.

- Elegir el código de color (de acuerdo con los colores desplegados), los cuales se emplearán cuando se detecte un desempeño equivalente a la etiqueta descrita

Eliminar criterios pre-cargados

En caso de que usted requiere modificar los rangos o límites preestablecidos o crear sus propias categorías, será necesario que elimine cada una de las propuestas pre-cargadas, para esto podrá hacer uso de la función “Eliminar”.

Nota: Considere que para eliminar los criterios pre-cargados será necesario que su periodo de evaluación se encuentre cerrado, de lo contrario Smart 360 no le permitirá eliminar dichos registros y los empleará para ejecutar el proceso de evaluación de desempeño.

Creación de nuevos criterios

En caso de que usted decida crear sus propios criterios y rangos de evaluación, podrá hacer uso del botón “Nuevo criterio” para establecer sus nuevos rangos y etiquetas de evaluación, tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

a) Podrá crear nuevos criterios y/o editar los rangos de límites superiores, únicamente si se cuenta con periodo de evaluación con estatus: Cerrado.

b) Para reiniciar el campo de “Límite inferior” del criterio con nivel más bajo, deberá ingresar al módulo de “Escalas” y editar allí (ver apartado correspondiente). Una vez finalizado el establecimiento de la Escala, puede regresar al módulo de “Criterios” para restablecer los valores que se emplearán en cada nivel.

c) Podrá asignar los datos del nombre de la etiqueta, el color de la misma (entre las opciones de rojo, naranja, amarillo, verde o azul), así como asignar el límite superior deseado. El límite inferior será tomado automático, sin poder editarse, a partir del criterio anterior (en caso de ser el primer criterio o más bajo, lo tomará del nivel inferior de la escala asignada).


Módulo “Escalas”

Las escalas se visualizarán con base en el lenguaje seleccionado en el filtro (eligiendo entre: Español, Inglés, Francés y Portugués), y podrá editar las etiquetas y descripciones de idiomas diferentes al asignado a la cuenta.

Para la generación de nuevas escalas, eliminar escalas o editar Valores, solo podrá hacerlo en el idioma asignado a la cuenta. El lenguaje de la escala aparecerá en las encuestas de los evaluadores, con base en el idioma que tengan asignado. Es importante considerar que las Escalas definidas se aplicarán para todos los periodos que se encuentren activos.

También podrá definir las etiquetas, descripciones y valores para cada elemento de la escala de evaluación. Smart 360 incluye una escala pre-cargada y lista para emplearse o bien podrá editarla si así lo desea.

Las etiquetas aparecerán a modo de escala visual para los evaluadores en cada ítem de sus encuestas asignadas. Los evaluadores no podrán visualizar los valores de cada etiqueta.

Las descripciones de cada elemento aparecerán en el texto de inicio que aparece cada que se ingresa con el acceso de evaluador.

Si desea que una escala no se tome en cuenta para los cálculos estadísticos, deberá asignarle el valor negativo de -1; este valor no será considerado para los promedios de resultados.

En la parte inferior usted localizará un ejemplo de visualización de la escala configurada, de tal modo que podrá conocer el modo en que sus evaluadores la visualizarán:

Creación de nuevas escalas

Usted podrá realizar la creación de sus propias escalas de evaluación, para esto primero será necesario eliminar cada una de las opciones pre-cargadas y a continuación dar clic en el botón “Nueva escala”.

De igual forma, podrá editar datos con la Opción: “Editar”, así como “Eliminar” elementos que no sean de utilidad (solo en el lenguaje de asignado a la cuenta).

Nota: Considere que cualquiera de estas operaciones no podrán efectuarse con periodos de evaluación que se encuentren abiertos

Módulo “Envío correos”

Lista de empleados

En el apartado de Smart 360 del menú izquierdo se encuentra el módulo de “Envío correos”. Una vez que todas sus configuraciones iniciales han sido realizadas, usted estará preparado(a) para realizar el envío de claves de acceso y notificaciones a sus evaluadores, para lo cual dispondrá de este módulo, en la pestaña de "Lista de empleados" para realizar envíos de manera simultánea y de forma masiva a todos sus evaluadores, o de manera segmentada si así lo requiere de acuerdo a los siguientes pasos:

1) Seleccione un periodo de evaluación. Considere que solo podrá elegir periodos abiertos.

Una vez seleccionado el periodo podrá realizar filtros por Departamento y/o por Nombre del colaborador:

2) Con el periodo elegido, haga clic en el botón "Seleccionar todos".

3) Haga clic en el botón “Enviar a seleccionados”.

4) A continuación se abrirá una ventana emergente con indicaciones a considerar antes de realizar su envío (recuerde validar el límite de envíos correspondiente a su paquete contratado, este será por persona, por periodo, y deberá esperar a que la ventana emergente se cierre por sí sola; es importante no interrumpir el proceso de ejecución). Bastará con dar clic en el botón “Continuar y enviar correos”.

5) Una vez que inicie el envío de correos, el sistema trabajará de manera autónoma mostrando una barra de progreso. Usted solo deberá esperar a que la ventana se cierre automáticamente y Smart 360 le confirme que el envío ha sido exitoso.

En caso de error en la selección, previo al envío, podrá dar clic al botón “Quitar selección” y aplicará a todas las casillas seleccionadas.

También podrá seleccionar o quitar la selección de forma individual, dando clic a la casilla de selección de cualquier evaluador.

En caso de que lo desee, podrá realizar filtros por departamento o área, o realizar búsqueda por nombre de evaluador, y hacer envíos segmentados.

De igual manera, se podrá navegar por el módulo por medio de un "paginador" que mostrará de forma automática los primeros 30 registros de los evaluadores registrados. Estos serán contenidos por páginas subsecuentes hasta llegar al total de los registros.

Para cambiar de página se puede hacer de varias maneras:

Primera página con el botón “<<” (1)

Ir hacia la página anterior con el botón “<” (2)

Ir a una página específica con el selector numérico (3)

Ir a la página siguiente con el botón “>” (4)

Ir a la última página con el botón “>>” (5)

Se puede cambiar la cantidad de registros a mostrar por página con el selector numérico “Mostrar ‘x’ filas” que tiene tres opciones: 30, 50 y 100 filas por página:

Es importante considerar que el sistema no enviará correos a evaluadores que hayan cumplido con el límite de envíos de su paquete contratado, si ya tienen el 100% de sus evaluaciones asignadas contestadas, o si no están asignados a algún evaluado; en esta misma secuencia no se pueden hacer envíos de más de 100 registros a la vez.

Estatus de envío de correos

Podrá conocer la fecha exacta en que ocurrió el último envío a sus evaluadores en el periodo seleccionado. De igual forma, podrá tener control y conocimiento sobre el número de envíos realizados por cada colaborador; recuerde que desde este módulo el sistema le permitirá una cantidad límite de envíos por cada evaluador en un periodo abierto (según el paquete contratado).

Finalmente, podrá conocer el estatus del último envío de correos a sus colaboradores; el sistema le permitirá conocer si hubo algún caso con un envío fallido o que no se haya realizado.

1) Cuando se muestra este ícono, el sistema le comunica que es un colaborador a quien no se le ha realizado ningún envío de notificación mediante correo electrónico.

2) Este ícono es la confirmación del sistema, que el envío ha sido exitoso.

3) Este ícono le alertará de casos donde el envío haya sido fallido, usualmente vinculado a errores en el correo registrado.

4) Este ícono nos indicará que la persona no cuenta con ninguna evaluación asignada, por lo que no pueden realizarse envíos.

De igual manera, contará con filtros por estatus de envío, que le permitirá identificar 4 opciones diferentes:

  • El filtro “Ver todos” mostrará todos los registros de los evaluadores, independientemente del estatus del último correo.

  • El filtro “Evaluador sin correos enviados” mostrará todos los registros de evaluadores que tengan asignadas al menos una relación o evaluación sin tener correos enviados; con las credenciales de acceso (cuando es la primera vez que se envía el correo) o el avance de sus evaluaciones.

  • El filtro “Último envío exitoso” mostrará los evaluadores el último envío de correo que se haya realizado correctamente.

  • El filtro “Último envío fallido” mostrará los evaluadores cuyo último envío de correo no se haya realizado correctamente.

Las funciones del filtro se limitan al paginador, por lo que los registros reflejados corresponderán a los que se encuentren seleccionados en el mismo.

Es importante señalar que dentro de este módulo no visualizará el estatus correspondiente al envío de correo que se haya generado en otros módulos (listado de personal, avances).

Toda la información contenida en la tabla de la pestaña: "Lista de empleados" en este módulo, podrá descargarla haciendo uso del botón “Descargar en Excel”:

Lista de correos enviados

A través de la pestaña de "Lista de correos enviados" podrá validar el estatus de los envíos realizados en los últimos 30 días. Existiendo los mismos filtros por página y cantidad de filas que en la pestaña de "Lista de empleados".

Al dar clic en el ícono de Información podrá conocer los diferentes tipos de estatus:

Al dar clic en el ícono de la columna de "Ver estatus y correo", podrá visualizar todos los datos de estatus al momento de la revisión del registro, así como una visualización del correo enviado.


Módulo “Evaluaciones activas - Avances”

En este módulo usted podrá supervisar el progreso de la evaluación de desempeño, de modo que podrá identificar a los evaluadores que finalizaron sus encuestas asignadas y quiénes están en proceso o aún no han iniciado.

a) Seleccione el periodo de evaluación.

b) Una vez seleccionado su periodo de evaluación, se desplegará una gráfica de pastel con los porcentajes de avance considerando las categorías: No iniciadas (en rojo), en proceso (en naranja) y contestadas (en verde).

c) Adicional a la gráfica de pastel, localizará una tabla que contiene el desglose de los evaluadores y su avance individual respecto a las encuestas asignadas.

d) La tabla de avances podrá descargarla a modo de reporte en formatos Word o Excel.

Reiniciar encuestas respondidas

Como coordinador de la cuenta, usted tendrá la opción de poder reiniciar encuestas que hayan sido comenzadas o finalizadas por los evaluadores, esta función le permitirá hacer un reinicio de casos específicos para cuando sea necesario.

Podrá hacerlo en el módulo de "Reiniciar evaluación". Podrá ir a este módulo desde el menú lateral izquierdo, en la sección de "Evaluaciones activas", así como desde este apartado de "Avances" dando clic en el botón de: “Reiniciar evaluación”.


Módulo Evaluaciones activas - Reiniciar evaluación

En caso de requerirlo, en este apartado podrá reiniciar encuestas que hayan sido comenzadas o finalizadas por los evaluadores.

Para ello, seleccione los datos requeridos de la encuesta que se desea reiniciar: Periodo, Evaluador y Evaluado.

Finalmente, dé clic al botón de "Reiniciar".

Nota (1): La información borrada al reiniciar no podrá ser ya recuperada, se elimina completamente del sistema.

Nota (2): Solamente se eliminará específicamente la información de la encuesta delimitada en el periodo seleccionado. En caso de que existan encuestas con la misma relación, en otros periodos, estas no serán afectadas.


Módulo “Texto correos”

En este apartado podrá seleccionar el lenguaje del texto pre-cargado y editar a partir de allí su contenido. El texto del idioma editado, se enviará acorde al lenguaje asignado a cada evaluador.

Posteriormente, podrá editar el texto de los correos que llegarán a los evaluadores durante el proceso de evaluación. Smart 360 considera las siguientes plantillas:

  • Correo con claves de evaluación e indicaciones: Podrá modificar el texto que aparecerá en el correo electrónico del evaluador al momento de recibir sus claves de acceso. Se envía de forma individual desde el módulo “Evaluadores / Evaluados” (en todas las ocasiones), y el 1er correo enviado mediante el módulo “Envío correos”.

  • Correo con avances del proceso de evaluación: Este texto llegará a sus evaluadores indicándoles el avance de encuestas contestadas respecto a las que le fueron asignadas, así como sus accesos al sistema. Se envía a partir del 2do correo enviado mediante el módulo “Envío correos”.
  • Correo de conclusión por evaluador: Cuando Smart 360 detecta que un evaluador finalizó todas sus encuestas asignadas, le enviará un correo automatizado de notificación, en este apartado usted puede editar el texto.

Una vez seleccionado el correo a editar, es importante considerar no eliminar los datos que aparecen entre corchetes (y los mismos corchetes), ya que en la práctica real serán sustituidos por los datos del evaluador.

Al finalizar la edición hay que dar clic al botón de “Guardar cambios”, que aparece en la parte inferior del correo.

También podrá enviar un correo de prueba para visualizar el correo que será enviado a los evaluadores, esto con el botón de “Enviar correo de prueba”.


Módulo “Mensajes”

En este apartado podrá editar varios textos del sistema. Primeramente, tendrá que seleccionar el lenguaje del texto pre-cargado a editar (el texto del idioma editado aparecerá acorde al lenguaje asignado a cada evaluador).

Una vez seleccionado el lenguaje, podrá seleccionar el tipo de texto a editar.

Smart 360 cuenta con una interfaz cuyo objetivo es familiarizar el entorno a los evaluadores y darles una breve explicación del funcionamiento del sistema antes de iniciar sus evaluaciones. En este sentido, la primera sección que visualizarán sus colaboradores al ingresar a su cuenta es un apartado referido como “Sobre la evaluación”. Este texto introductorio podrá editarlo con la opción de “Mensajes”. Cabe mencionar que Smart 360 ya cuenta con una plantilla pre-cargada y lista para usarse, sin embargo, usted puede personalizar este apartado si así lo requiere.

En este módulo también podrá asignar y editar textos que aparecerán debajo del espacio de firma del evaluado, así como de su supervisor, en los reportes de resultados individuales. Esto es opcional, en caso de no ingresar texto, el espacio quedaría en blanco.

Una vez realizada cualquiera de las asignaciones o ediciones de texto, hay que dar clic al botón: “Guardar cambios” para que se vean reflejados en el sistema.


Módulo “Reportes - Reporte 360”

En este módulo podrá consultar los reportes de cada evaluado. Es recomendable generar el reporte de 360 grados una vez que las evaluaciones han sido concluidas al 100%, sin embargo, no es indispensable que el periodo de evaluación se encuentre cerrado. En este apartado usted tendrá disponibles varios tipos de reportes.

Usted dispondrá de 2 versiones visualmente diferentes del reporte individual de evaluados 360 (podrá elegir el que visualmente le agrade más, o incluso podrá exportar ambas versiones del reporte).

Reportes individuales 360: Versión 1.0

En la "Versión 1.0" podrá conocer los resultados del evaluado en una estructura que parte de lo general hacia lo particular, en el siguiente orden:

  • Información de los criterios y rangos para los promedios.

  • Promedios por rol y grupo de competencias.

  • Promedios por competencias agrupadas por rol

  • Promedios de preguntas de la encuesta agrupadas por rol.

  • Comentarios efectuados por los evaluadores (en caso de haberlos).

  • Plan de acción enfocado a la mejora (en caso de generarlos)

  • Firmas de conformidad del evaluado y su supervisor.

Para generar este tipo de reporte bastará con seguir las siguientes indicaciones:

1) En la lista desplegable “Seleccione un periodo” y haga clic en el periodo de evaluación cuyos resultados le interesa consultar.

2) El sistema seleccionará automáticamente la "Versión 1.0" del Reporte Individual 360, y se desplegará una tabla en pantalla que contendrá todos los nombres de los evaluados en el periodo seleccionado. Usted podrá consultar cada caso de manera específica y tendrá 2 opciones para generar sus reportes individuales:

3) Una vez identificado el evaluado de quien desea la información, tendrá la opción de descargar de forma individual y directamente cualquiera de los 2 tipos de reportes, en formato Word o PDF al dar clic en cualquiera de los íconos correspondientes.

También podrá descargar de forma masiva, en formato Word, al dar clic a cualquiera de los botones “Descargar reportes Tipo 1 o 2” (según sea el caso deseado); es importante considerar que solo podrá exportar de forma masiva a formato Word, y solo la Versión 1.0 del reporte individual 360. Posteriormente, podrá seleccionar a todos los evaluados o solo algunos y exportar masivamente sus reportes.

De igual forma, si desea conocer los resultados en línea, podrá generar el reporte en el sistema al dar clic al ícono:

Dentro del reporte podrá exportarlo a formatos de Word, PDF y Excel (en el caso del reporte en formato Excel no se incluirán las gráficas).

Reportes individuales 360: Versión 2.0

En la "Versión 2.0" podrá conocer los resultados del evaluado en una estructura que parte de lo general hacia lo particular, en el siguiente orden:

  • Portada e información sobre la Evaluación de desempeño de 360°.

  • Información general de la estructura del reporte generado.

  • Análisis por rol y grupo de competencias.

  • Análisis por competencias agrupadas por rol

  • Análisis de preguntas de la encuesta agrupadas por competencia y por rol.

  • Fortalezas y áreas de mejora del evaluado (variable según la cantidad de ítems aplicados).

  • Comentarios efectuados por los evaluadores (en caso de haberlos).

  • Plan de acción enfocado a la mejora (en caso de generarlos)

  • Firmas de conformidad del evaluado y su supervisor.

Para generar este tipo de reporte bastará con seguir las siguientes indicaciones:

1) En la lista desplegable “Seleccione un periodo” y haga clic en el periodo de evaluación cuyos resultados le interesa consultar.

2) Seleccione la "Versión 1.0" del Reporte Individual 360:

3) Automáticamente se desplegará una tabla en pantalla que contendrá todos los nombres de los evaluados en el periodo seleccionado. Usted podrá consultar cada caso de manera específica y tendrá 2 opciones para generar sus reportes individuales:

4) Una vez identificado el evaluado de quien desea la información, podrá generar el reporte en el sistema al dar clic al ícono:

Es importante considerar que la descarga directa a Word o PDF, así como la descarga masiva a Word únicamente se encuentra disponible para la "Versión 1.0" del Reporte Individual 360.

Dentro del reporte podrá exportarlo a formatos de Word, PDF y Excel (en el caso del reporte en formato Excel no se incluirán las gráficas).

Reporte general 360

También podrá exportar un reporte en Excel con los resultados de todo el periodo, desglosando la lista de empleados evaluados con sus competencias. Para ello solo habrá que filtrar el periodo deseado y dar clic al botón de Reporte general del periodo.

Se abrirá una ventana emergente en donde podrá elegir si desea exportar el reporte considerando los puntajes con la autoevaluación, o los promedios sin la autoevaluación.

Una vez seleccionada la opción hay que dar clic al botón de Descargar en Excel.

Podrá exportar ambos reportes si lo desea.

Se exportará el reporte con la visualización de colores con base en los rangos de criterios que se tengan habilitados al momento de la exportación.


Reportes globales 360

Estos reportes incluyen a todos los evaluados del periodo seleccionado, en un mismo documento, apareciendo una tabla por evaluado con los promedios por rol de las competencias evaluadas.

Primero se encuentra el “Reporte global 360”, este incluye la tabla de competencias de cada evaluado, con resultados por promedio de roles y promedio total. Para generarlo:

1) Seleccione el periodo de evaluación del cual desea consultar los resultados.

2) De clic en el botón “Reporte global 360”.

3) El reporte será generado en otra pestaña de su navegador.

4) Podrá descargar este reporte en formato Word.


Módulo “Reportes - Reporte por periodo”

En este apartado usted podrá consultar los resultados generales de su empresa u organización (producto de los promedios de la evaluación de desempeño). Podrá hacer filtros por Periodo, Departamento y/o Puesto.

Esta información podrá ser utilizada para identificar fortalezas y oportunidades de mejora de áreas específicas de la organización.

1) Seleccione el Periodo del que desea ver resultados. Considere que, para poder obtener este tipo de reporte, su periodo de evaluación debe tener un estatus de “Cerrado”, de lo contrario no se podrán procesar los resultados.

2) Seleccione un Departamento o puede seleccionar la opción de Todos para realizar un análisis organizacional.

3) Seleccione un "Puesto" o puede seleccionar la opción de "Todos" para realizar un análisis departamental u organizacional.

4) Enseguida se desplegará en pantalla el reporte de evaluación correspondiente a los filtros seleccionados, se incluyen:

  • Tabla de resultados con promedios por grupos de competencias.
  • Gráfica de radar con los promedios por grupos de competencias.
  • Tabla de resultados con promedios de las competencias evaluadas.
  • Gráfica de barras con los promedios de las competencias evaluadas.

5) El reporte generado lo podrá descargar en formatos Word o PDF.


Módulo “Reportes - Reporte comparativo”

Este módulo le permitirá obtener un reporte que comparará los resultados de distintos periodos de evaluación, lo que será de mucha ayuda para identificar las mejoras o retrocesos que se hayan presentado como resultado de los planes de acción. También podrá hacer comparativas utilizando diferentes filtros, ya sea comparando los elementos en diferentes periodos, o incluso entre departamentos, puestos o personas en un mismo periodo. Es importante considerar que este tipo de reporte solo se encuentra disponible en paquetes específicos, es recomendable validar que se encuentre en su paquete contratado.

Para obtener el reporte generado por este apartado bastará con seguir las siguientes indicaciones:

1) Seleccione los periodos de evaluación que desea comparar haciendo uso del filtro correspondiente.

2) Seleccione los departamentos y puestos que desea comparar en cada periodo seleccionado.

3) Seleccione el o los evaluados que desea comparar sus promedios de competencias.

4) De clic en el botón: “Procesar comparativo”.

5) Se generará el reporte acorde a los filtros que haya seleccionado, presentándose una tabla con los promedios de las competencias evaluadas, así como una gráfica de barras mostrando visualmente la misma información.

6) El reporte generado lo podrá descargar en formato Word.


Módulo Compras - Mi cuenta

En este apartado podrá revisar los detalles de su cuenta, incluyéndose datos como tipo de paquete contratado, vigencia, cantidad de cuentas adicionales permitidas, créditos disponibles, estado de la cuenta (si se encuentra activa o no), la información de contacto de su ejecutivo comercial asignado (en caso de contar con alguno), así como el detalle de las características específicas de su paquete contratado.

En caso de contar con paquete vencido, desee cambiar de paquete (aunque este se encuentre activo), o requiera contratar más créditos a su cuenta, podrá dirigirse al apartado de "Comprar paquete", mediante el botón de "Cambiar paquete".


Módulo “Compras - Comprar paquete”

En este apartado podrá visualizar:

1.- Historial de compras: Aquí podrá consultar el historial de compras a manera de histórico.

2.- Fecha de vencimiento del paquete: Vigencia de su paquete contratado

3- Créditos disponibles actualmente

4.- Nombre del paquete: Nombre del paquete contratado

5.- Apartado para seleccionar el paquete que desea adquirir: una vez elegido podrá visualizar las características del mismo.

Renovación de servicio

También podrá realizar la renovación de su paquete o elegir uno nuevo, si así usted lo requiere:

1.- Tipo de paquetes ilimitados

2.- Tipo de paquetes por evaluaciones

3.- Seleccione la forma o método de pago para el paquete elegido: el sistema le mostrará una visualización del costo y las características del paquete seleccionado y el método de pago.

Nota: Para la compra y renovación de paquetes solo se tendrá disponible la compra mediante tarjetas de crédito o débito y PayPal.

4.- De clic al botón de “Comprar”.

Después se desplegará una ventana de diálogo emergente con los cambios que va a tener la cuenta actual con respecto a las nuevas características a contratar, da clic en "Estoy enterado y deseo continuar" y "Comprar"

5.- Activación de su paquete. Después de que haya realizado la compra y de haber efectuado su pago, su servicio será activado.

En caso de que el movimiento se haya quedado como "pago pendiente", podrá retomar el proceso de compra desde el módulo de "Compras" en el botón “Consultar historial de compra”.

Historial de compras. En este apartado aparecerán todas las compras realizadas dentro de la cuenta, en caso de que una no haya sido completada con éxito, podrá realizar un nuevo intento desde la opción "realizar pago".

De esta manera, el sistema le redireccionará al módulo de "compras" con las características elegidas previamente ya preseleccionadas.

Al quedar realizado correctamente todo el procedimiento de compra, el sistema le mostrará el mensaje de "pago exitoso".

Eliminar compra. Si, por otro lado, lo que se desea es eliminar la compra, se podrá realizar esta acción desde el botón "eliminar", en este caso aparecerá una ventana de confirmación, en la cual al dar clic en "eliminar" la solicitud de compra ya no aparecerá en el módulo de "historial de compras".

Si la compra se realizó con éxito, podrá actualizar la página y corroborar la activación del paquete seleccionado.


Módulo “Compras - Historial de compras

Desde el módulo de "Compras" haga clic en el botón: “Consultar historial de compras”, para consultar compras anteriores, así como compras pendientes.

A continuación se visualizará el listado de compras realizadas, donde podrá identificar el desglose del paquete adquirido, así como los siguientes puntos:

1- Método de pago con el que se realizó la compra.

2- El estatus actual del pago.

3- Botón de "realizar pago" en este botón se le redireccionará al módulo de "compras" para dar seguimiento a una compra pendiente, conservando los valores seleccionados en la misma.

4- Botón de "eliminar": desde aquí podrá eliminar compras que no fueron concretadas y que desea descartar.

5- Icono de pago validado.


Módulo “Historial de créditos”

En este apartado podrá visualizar el historial los créditos consumidos, basado en las relaciones asignadas. Es importante considerar que 1 crédito equivale a 1 evaluado con relaciones asignadas en un periodo (sin importar el número de relaciones que tenga).

Como información adicional podrá conocer si alguno de los créditos es reembolsable o no. Se podrán reembolsar créditos siempre y cuando no se hayan iniciado ninguna de las evaluaciones asignadas a un evaluado en un periodo específico; en caso de contar con alguna evaluación iniciada (aunque no se haya completado), por algún evaluador, no podrá recuperarse el crédito del evaluado.

Es importante considerar que los periodos son independientes, por lo que se puede contar con un evaluado con asignaciones reembolsables en un periodo, y en otro periodo no poderse reembolsar para el mismo evaluado (si ya cuenta con evaluaciones iniciadas en dicho periodo).

En este módulo también podrá contar con el dato de cuántos créditos se han consumido, en base a su total contratado, mostrando también las evaluaciones disponibles que tenga.


Visualización para evaluadores

Dentro de este módulo podrá identificar como sus evaluadores visualizaran y utilizaran la plataforma:

a) Una vez los evaluadores cuenten con sus accesos, y se tenga periodo activo y abierto, deberán ingresar a través del enlace con el usuario y contraseña brindados, y lo primero que visualizarán será la pantalla de bienvenida para evaluadores:

b) Una vez ingresando se encontrarán con información general del sistema, así como la escala de evaluación asignada. Una vez leída la información bastará con dar clic en el botón “Siguiente” para comenzar sus evaluaciones. El sistema siempre ingresará con esta pantalla, cada que se ingrese al mismo.

c) Aparecerán las encuestas a contestar por el evaluador, para comenzar a responder sus evaluaciones, deberán hacer clic en el ícono azul de la columna referida como “Evaluar”.


d) Una vez que se acceda a la encuesta, el sistema desplegará las siguientes funciones:

1) Escala de evaluación con las opciones de respuesta que tendrá el evaluador (podrá seleccionar solo una de las opciones).

2) Caja de texto para que el evaluador pueda realizar comentarios que considere importantes (no es obligatorio redactar en este apartado).

3) Podrá regresar a preguntas anteriores con posibilidad de modificar su respuesta proporcionada (esto será aplicable si se ejecuta en un mismo evento. Si el evaluador avanza, cierra sesión, vuelve a ingresar y desea retroceder a preguntar anteriores a la última resguarda por el sistema, no será posible esta operación).

4) Podrá continuar con el resto de las preguntas asignadas en el cuestionario (podrá avanzar únicamente hasta seleccionar alguna de las opciones).

Nota: El evaluador podrá ingresar al sistema cada vez que lo requiera (siempre y cuando el periodo de evaluación permanezca vigente o activo) por lo que no es necesario que responda todas las evaluaciones asignadas en un mismo evento. Incluso, el sistema guarda el avance de cada evaluación, por lo que podrá completarla posteriormente si lo requiere. Si un evaluador completó todas las evaluaciones asignadas, podrá ingresar su cuenta con sus accesos, pero ya no podrá repetir la o las evaluaciones completadas.