Contenido (Smart-360)


Generalidades técnicas

Última actualización: 12/10/2021

Navegadores de internet recomendados

Podrá ingresar de forma exitosa en los navegadores de internet: Chrome y Firefox. Se recomienda No hacerlo desde internet Explorer.

En caso de que no tenga ninguno de estos navegadores activos en su computadora, puede descargarlos en los siguientes links de forma gratuita:

Chrome: http://www.google.com.mx/chrome/browser/desktop/index.html

Firefox: https://www.mozilla.org/es-MX/firefox/new/

Nota: En caso de que ingrese con Internet Explorer, dependiendo de la versión de algunas funcionalidades no estarán disponibles en el sistema, por lo que no es recomendable utilizar este navegador.

Exportar archivos en documentos de texto

Sistema operativo Windows: Podrá descargar sus reportes de capacitación en formato de Excel, es necesario que cuente con Microsoft Office 2007 o superior.

Sistema operativo iOS: Para exportar sus reportes, lo podrá realizar desde OpenOffice: Una vez que haya hecho la descarga y guardado el reporte, debe de ir a donde lo guardó, presionar clic derecho y abrir con “OpenOffice”. También podrá realizar la descarga desde Excel 2016


Ingreso a la aplicación

Link de acceso

Para acceder a la plataforma de Smart 360, deberá hacerlo a través del link/enlace web que su consultor asignado le hará llegar a su correo electrónico registrado.

Usuario y contraseña

Una vez enviado y recibidos sus datos de acceso (link de acceso web, Usuario y Contraseña de la cuenta), se recomienda el resguardo de los mismos en un lugar seguro para que no se haga mal uso de la plataforma o su cuenta.

Para comenzar a hacer uso de su servicio, ingrese el Usuario y Contraseña que le fueron asignados.

Se sugiere copiar y pegar el Usuario y Contraseña (a partir de la información recibida por correo), para validar que no contenga espacios que pudiesen ser detectados como caracteres y evitar que el sistema les notifique mensaje de usuario o contraseña incorrectos.


Página principal

Menú de herramientas

Chat de atención a clientes

Dentro de su cuenta en la parte inferior derecha, usted encontrará la función de "chat", el cual es atendido por personal directamente del área de Consultoría en caso requerir soporte técnico o tener dudas del servicio. Esta función está activa de lunes a viernes de 9 a 18:15 horas (tiempo del centro de México).


Módulo personal

En este apartado usted podrá crear y/o administrar su base de datos respecto a los colaboradores que participarán en el proceso de evaluación. Para la correcta operación de este módulo es necesario primero registrar y/o crear los Puestos existentes al interior de la organización (revisar el apartado del módulo "Puestos" de este manual).

Alta de personal (individual)

  1. Ubique y haga clic el botón/función de “Nuevo personal”. Esta opción (también conocida como carga manual) es recomendable cuando hay pocos datos a capturar dentro del sistema (uno por uno).
  1. Llene todos los campos disponibles en la ventana emergente y presione “Aceptar” para guardar al nuevo colaborador registrado o “Cancelar” para salir de este apartado sin realizar cambio
Consideraciones importantes para dar de alta un nuevo colaborador:

  1. El “Usuario” y “Contraseña se generan automáticamente por el sistema.
  2. El “Correo” debe ser correcto, ya que es a donde se le enviará la notificación al candidato para realizar los psicométricos.
  3. Es necesario que antes de operar este módulo, se hayan capturado los puestos al interior de la organización de acuerdo con lo descrito en el módulo Puestos”.
  1. En la opción de “Tipo” deberá seleccionar alguna de las siguientes opciones según sea el caso: a) Evaluador: Solo podrá calificar a terceros, pero no podrán calificarlo a él o b) Evaluado: podrá ocupar ambos roles (evaluado y evaluador).
  2. La casilla de “Teléfono” es un dato opcional, puede quedarse en blanco.
  3. En el apartado de “Lenguaje evaluado / evaluador” podrá seleccionar el idioma para las Instrucciones y la Escala que visualizará el evaluador en su acceso. Si el evaluador tiene rol de Jefe, en el idioma seleccionado podrá visualizar los reportes de resultados del personal a su cargo (en caso de tenerse habilitado el “Periodo de Retroalimentación”). Los idiomas disponibles son: Español, Inglés, Francés y Portugués. Únicamente podrá asignar los idiomas del paquete contratado.

Exportar a Excel

Una vez que su base de datos ha sido cargada dentro de Smart 360, usted tendrá la opción de que esta información (ya desplegada en una tabla de datos) pueda descargarla en formato Excel, incluyendo los Usuarios y Contraseñas de los evaluados y evaluadores (según se haya realizado esta asignación), en caso de que requiera tener estos datos de manera impresa o en un resguardo secundario.

Para lo anterior, bastará con dar clic en el botón “Exportar a Excel”.

Envío de accesos

En caso de que usted requiera realizar un envío de accesos a los evaluadores (sobre todo en casos donde se hayan agotado los envíos disponibles de manera masiva), usted podrá realizar esta operación desde este apartado haciendo clic en la columna de Opciones en el botón de "Enviar accesos".

Edición de datos de personal

En la columna de Opciones, con el botón de "editar" podrá realizar modificaciones en los datos registrados de sus colaboradores que participarán en el proceso de evaluación:

  • Podrá editar todos los datos, incluyendo la Contraseña, excepto el dato de Usuario el cual no podrá modificarse.
  • En la casilla de Tipo, es importante considerar que el sistema solo permite cambios en este campo cuando el colaborador fue registrado como Evaluador (si fue registrado como Evaluado no se permitirá el cambio).

Eliminar registros

Cualquier registro dentro de su base de datos podrá ser eliminado si así lo requiriera considerando que en caso de que algún colaborador ya haya respondido una encuesta o pregunta, Smart 360 no le permitirá eliminar dicho registro, ya que se encarga de proteger los datos ya generados. Para hacer uso de esta función bastará con hacer clic en el botón “Eliminar”.


Alta de personal (carga masiva en excel)

A través de esta función usted podrá cargar un archivo que le permitirá almacenar su base datos a través de un solo clic tomando en cuenta las siguientes consideraciones técnicas:

  1. Su hoja de cálculo donde depositará los datos de sus colaboradores deberá ser en formato .xlsx Libro de Excel para que sea compatible con Smart 360 y validar que pese menos de 1 MB.
  2. Deberá considerar 7 encabezados específicos y nombrarlos de tal manera en su hoja de cálculo: nombre, puesto, departamento, correo, lenguaje, teléfono y tipo.
Notas: No podrán asignarse idiomas diferentes a los contratados en su paquete. / El dato de la columna “teléfono” es un dato opcional, puede quedarse en blanco. / En la columna “tipo” deberá escribir evaluado o evaluador según lo descrito en el apartado anterior y deberá escribirse el concepto de manera total en minúsculas.
  1. En caso de que usted lo requiera, podrá descargar una plantilla con el formato y consideraciones técnicas antes descritas para que pueda sobreescribir sus datos y poder cargarlos a Smart 360; para esto bastará con hacer clic en el hipervínculo del texto “Descargar ejemplo”.

Pasos para cargar el archivo

1) Para cargar su base de datos, usted podrá rastrear el archivo usando la barra y botón “Examinar”.

2) También podrá arrastrar el archivo de manera directa a la zona gris para cargar su archivo.

3) Si su archivo fue cargado de manera exitosa, podrá localizarlo en la tabla del tercer apartado referido como “Archivos Cargados”.


Módulo “Puestos”

En este módulo usted podrá gestionar la información de los puestos creados al interior de su organización, así como la edición de competencias vinculadas a sus perfiles (Perfil Ideal), de manera que Smart 360 pueda utilizar estos datos y generar un reporte comparativo (entre lo esperado y lo obtenido por cada evaluado) adicional al reporte habitual de evaluación 360° grados.

Nuevo puesto: Permite registrar el nombre de las posiciones registradas al interior de la organización:
Eliminar: En esta le permitirá eliminar puestos creados en su base de datos (incluyendo todas las competencias vinculadas al mismo).

Editar perfil ideal: Con la función de “Editar perfil ideal” usted podrá seleccionar competencias incluidas en su servicio que estarán vinculadas al puesto creado, de tal manera que se pueda establecer un perfil base o esperado en cuanto a competencias de desempeño. Bastará con hacer clic en la casilla del campo “Seleccionar” así como indicar el nivel de actuación deseado (estos niveles serán los mismos rangos configurados en el módulo Criterios).


Módulo “Conductas”

En este apartado del sistema, usted podrá consultar el banco de competencias y conductas observables incluidas en el catálogo pre cargado y también podrá realizar nuevas adiciones. Estos serán empleados posteriormente para la creación de sus encuestas. Para su mayor comodidad, Smart 360 agrupa las competencias incluidas en 5 grupos o campos semánticos
  • Directivas.
  • Liderazgo.
  • Personales.
  • Profesionales.
  • Sociales.
Para consultar las competencias incluidas dentro de su servicio, bastará con que seleccione uno de los grupos preexistentes y conocer cuáles son las opciones que agrupa cada uno de ellos. Posteriormente elegir la Competencia deseada para revisar:
  1. Esta función permite realizar ediciones en la redacción de la definición correspondiente a la competencia consultada.
  1. A través de esta función usted podrá realizar modificaciones o ediciones en la redacción de la conducta observable que servirá para poder evaluar la competencia consultada.
  2. Con esta función usted podrá eliminar conductas observables que considere no necesarias en su catálogo.

Deberá considerar que Smart 360 solo le permitirá eliminar casos que no hayan sido empleados en evaluaciones previas (de lo contrario no será posible usar esta función) y que esta depuración es permanente (no se pueden rescatar los datos eliminados).

También podrá eliminar una competencia completa (con todas sus conductas observables), con el botón de “Eliminar competencia”.

Creación de nuevas competencias

En caso de que usted requiera alguna competencia no incluida en su catálogo pre cargado, podrá realizar la creación de nuevas opciones, para lo cual bastará con seguir las siguientes instrucciones:

1) Localice y haga clic en el botón/función “Nueva conducta”.

2) Dentro de la ventana emergente despliegue las opciones del campo referido como “Grupo” y seleccione en cuál de las 5 opciones desea agrupar su nueva competencia.

3) Una vez seleccionado el grupo donde se alojará la competencia nueva, a continuación, haga clic en el botón azul llamado “Agregar nueva competencia”.

4) A continuación se abrirá una nueva ventana emergente donde deberá redactar el nombre de su nueva competencia. Al finalizar deberá hacer clic en la opción de “Agregar” para guardar los cambios y continuar con el proceso.

5) Una vez nombrada su nueva competencia deberá redactar una definición y su primera conducta observable para su nueva creación. Al finalizar deberá hacer clic en la opción de “Agregar” para guardar los cambios.

Creación de nuevas conductas observables


Módulo “Cuestionarios”

En este apartado usted podrá realizar la creación de sus cuestionarios para su proceso de evaluación de desempeño. Podrá generar más de un cuestionario, así como disponer de diversas funciones que optimizarán el proceso. Es importante considerar que no se podrán generar más cuestionarios, o asignar más ítems o preguntas que las asignadas en su paquete contratado.

1) Creación de nuevos cuestionarios
2) En la ventana emergente redacte el nombre de su cuestionario con el cual desea guardarlo y haga clic en el botón “Agregar” para resguardar los cambios.

3) A continuación haga clic en el filtro: “Seleccione un cuestionario” y elija el nombre de su reciente creación.

4) Para ir agregando preguntas (conductas observables) a su cuestionario, diríjase hasta la parte inferior en donde encontrará una barra de filtro referida como “Filtro por grupo de competencias” y seleccione el grupo que incluye la competencia que desea evaluar.

5) Una vez realizado el paso anterior se habilitará un nuevo filtro donde usted deberá seleccionar la competencia que requiere evaluar con su cuestionario, seleccione a continuación el caso necesario.

6) En seguida se enlistarán las conductas observables disponibles para evaluar la competencia seleccionada, usted deberá hacer clic en la casilla de la columna referida como “Seleccionar” para que pueda definir cuáles de los ítems servirán a modo de preguntas en su cuestionario.

7) Por último, usted deberá hacer clic en el botón/función “Agregar seleccionadas al cuestionario” para que los ítems seleccionados se vayan añadiendo en su formato de evaluación.

Funciones aplicables al cuestionario

Una vez creado su cuestionario, usted dispondrá diferentes opciones que le permitirán optimizar las funciones de su evaluación.

1) Haciendo uso del botón “Agregar descripción” podrá agregar texto adicional a la conducta o ítem de la evaluación, el cual podrá ser utilizado para explicar los criterios de evaluación o agregar información útil para el evaluador. Este texto aparecerá debajo de la conducta a evaluar y aplicará para esa conducta en cualquiera de los cuestionarios en que aparezca.

2) Agregar escala y/o comentario: con la función de la columna "Escala/comentario" usted podrá decidir si el ítem seleccionado desplegará la escala de evaluación y/o una caja para comentarios con base en texto. Deberá considerar que las preguntas que se marquen sin escala de evaluación no serán consideradas para las puntuaciones de los reportes de evaluación.

3) Puede eliminar las conductas / ítems de su cuestionario que no vayan a ser empleados en la aplicación, para esto bastará con hacer clic en el botón/función de “Eliminar”; las conductas se eliminarán únicamente del cuestionario seleccionado, y seguirán en otros cuestionarios o en la base de datos del sistema.


Módulo “Periodos”

En este módulo podrá agregar, eliminar y editar periodos de evaluación. Deberá considerar que solamente podrá tener abierto un periodo a la vez. Una vez cerrado cualquier periodo de evaluación, ningún evaluador podrá ingresar a las evaluaciones asignadas. La fecha de cierre del periodo de evaluación determinará el tiempo que tienen los evaluadores para responder encuestas, una vez iniciado el proceso de evaluación.

Creación de nuevo periodo de evaluación

Para crear su nuevo periodo de evaluación deberá hacer clic en el botón: “Nuevo Periodo” y considerar lo siguiente:

1) La fecha seleccionada definirá el tiempo máximo en que el sistema permitirá el ingreso de evaluadores de modo que en cuanto dicho periodo sea vencido, el sistema no permitirá el acceso. Usted podrá editar esta fecha en caso de que requiera ampliar el periodo de evaluación.

2) Este apartado definirá la apertura de su periodo de evaluación, considere que para ejecutar las configuraciones y que sus evaluadores puedan ingresar a responder sus encuestas, el periodo deberá permanecer como “abierto”. Es importante recordar que Smart 360 solo permite tener un periodo de evaluación abierto por evento.

Editar periodos de evaluación

Con el botón “Editar” usted podrá modificar datos como: Fecha de cierre del periodo de evaluación, estado del periodo de evaluación (abierto o cerrado) o marcar como activo (dar inicio) o inactivo el proceso de retroalimentación.

Nota: Considere que en periodos con más de 60 días que hayan sido cerrados, Smart 360 no le permitirá realizar modificaciones o reabrirlos.

Eliminar periodos de evaluación

A través de esta función usted podrá eliminar periodos de evaluación que hayan sido creados y que en la práctica real no sea necesario su almacenaje.

1) Para eliminar un periodo de evaluación creado, es necesario que su estado se marque como “cerrado”. No se podrán eliminar periodos abiertos

2) Periodos de evaluación con datos almacenados (periodos ejecutados) no podrán ser eliminados.

3) No es posible eliminar periodos de evaluación que tengan más de 60 días con estado cerrado.

Favor de posicionarse en el periodo a eliminar, dar clic en “Opciones” y en el botón “Enviar a papelera”. El sistema solicitará confirmar esta acción.

El periodo aparecerá en la pestaña “Papelera”, en el botón de Opciones se podrá Recuperar o Eliminar de manera permanente el cual ya no podrá recuperarse.

Activar periodo de retroalimentación

Como coordinador de su cuenta, usted podrá configurar su periodo de evaluación para programar las sesiones de retroalimentación de los supervisores hacia los evaluados. Para realizar esta configuración bastará con realizar lo siguiente:

1) En el periodo deseado, haga clic en el botón de opciones y posterior en “Editar”.

2) En la ventana emergente, despliegue las opciones del: “Proceso de retroalimentación” y seleccione la opción de “Activo” y de clic en el botón “Guardar cambios”. Solo se podrá activar en periodos Abiertos.

3) Una vez realizadas las operaciones anteriores, los supervisores con evaluados a su cargo, tendrán la opción de visualizar el reporte de resultados individuales de su colaborador, y podrán realizar el diseño de los planes de acción. Para esto deberán ingresar con sus accesos (link, Usuario y Contraseña con los que participaron como evaluadores) y encontrarán habilitada una columna referida como “Retroalimentación y Plan de mejora” sobre la cual deberán hacer clic.

Únicamente aparecerá habilitada en los evaluados que estén con rol de colaborador en relación con el supervisor.
4) A continuación, se mostrará el reporte de evaluación del subordinado evaluado y en la parte inferior del mismo, el supervisor localizará un botón referido como “Agregar objetivos de mejora al evaluado” sobre el cual podrá hacer clic.

5) Enseguida emergerá una nueva ventana sobre la cual se deberá redactar:

  • Descripción del objetivo de mejora: Redactar en un enunciado breve cual será el objetivo de las acciones solicitadas en el plan de mejora.
  • Acciones concretas: Redactar una acción u objetivo concreto (específico, medible, alcanzable y realista).
  • Fecha de revisión: Establecer una fecha límite en la cual se deberá validar si el objetivo se cumplió.
Nota: Esta operación deberá realizarse con cada objetivo que conforme parte del plan de mejora hacia el evaluado.


Módulo “Relaciones”

A través de este módulo usted podrá realizar la asignación de evaluadores y los roles que estos desempeñarán durante el proceso de evaluación 360° grados. Es importante mencionar que para ejecutar esta operación es necesario que ya exista un periodo de evaluación creado y abierto (de acuerdo con lo descrito en el punto Módulo “Periodos”). Para la asignación manual de las relaciones usted deberá seguir las siguientes indicaciones:

a) Seleccione su periodo de evaluación abierto haciendo uso del filtro referido como “Seleccione un Periodo”.

b) Asignación de evaluadores: Una vez realizado el paso anterior, se desplegará en pantalla una tabla con los evaluados y las relaciones a evaluar. De lado derecho se tiene un botón de Opciones, dando clic en él se deberá seleccionar la opción de “Agregar” (función para asignar los evaluadores).

c) Una vez realizado el paso anterior se abrirá una ventana emergente en la cual deberá desplegar los campos para seleccionar

- Evaluador.

- Relación del evaluador sobre el evaluado: Es importante mencionar que para cargar el rol de “Autoevaluación, primero seleccione al “Jefe” y se cargará de manera automática la Autoevaluación.

- Cuestionario asignado: De acuerdo con las encuestas generadas previamente, usted podrá seleccionar cual asignar en cada caso.

Podrá repetir las veces necesarias estos pasos, para asignar sus evaluadores con cada evaluado. Sin embargo, hay que considerar que no podrá asignar más evaluadores (por evaluado), que los permitidos por su paquete contratado.

Una vez realizados los pasos anteriores, la tabla en pantalla se irá actualizando con los datos de las relaciones generadas:
1) En cada relación asignada, se mostrará el nombre del cuestionario empleado. Si hay necesidad de modificar el cuestionario, tendrá que eliminar la relación y volver a asignarla desde cero.

2) Smart 360 asignará de manera automática la Autoevaluación cuando usted haya cargado a alguien en el rol de Jefe/Supervisor del evaluado. En los casos donde el evaluado no tenga supervisor o línea de reporte recomendamos usar a cualquier colaborador de manera momentánea en el rol de “Jefe” y posterior eliminar esta relación conservando la autoevaluación. De igual forma, al asignar el Jefe, si no desea la Autoevaluación podrá eliminarla una vez autogenerada.

En el apartado de Opciones través del ícono del bote de basura color rojo, usted podrá eliminar una relación ya creada. Al dar clic podrá seleccionar cada una de las relaciones que desea eliminar. Es importante mencionar que si es una relación cuyo evaluador ya comenzó a responder sus encuestas (o fueron finalizadas) esta relación no podrá ser eliminada.

Con el objetivo de que en nuevos periodos de evaluación utsed no tenga que empezar desde cero a asignar sus relaciones, dispondrá del botón "Duplicar relaciones", con esta función podrá obtener una copia de relaciones efectuadas en periodos de evaluación pasados para usarlos en uno nuevo y editar a partir de allí si lo quiere.

Consulta de créditos disponibles

En este mismo apartado de Relaciones, usted podrá conocer el estatus de sus créditos disponibles que podrá emplear para la asignación de relaciones.

Nota: Es importante considerar que no podrá asignar más evaluadores (por evaluado), que los permitidos por su paquete contratado.


Carga masiva de relaciones

Para asignar de manera masiva sus relaciones, diríjase al botón de “Carga Masiva”, a continuación, seleccione el periodo abierto a configurar. Se recomienda descargar el archivo de Excel que se tiene predefinido en la liga: Descargar un ejemplo.

El archivo debe tener formato .xlsx , debe pesar menos de 1 MB y debe tener 11 encabezados específicos, llamándose tal cual: nombre_evaluado, autoevaluacion, encuesta_autoevaluacion, pares, encuesta_pares, clientes_internos, encuesta_clientes, colaboradores, encuesta_colaboradores, jefe, encuesta_jefe.

Para cargar su base de datos, podrá arrastrar el archivo de manera directa a la zona gris para cargar su archivo. También podrá rastrear el archivo usando la barra y botón “Examinar”.

Si su archivo fue cargado de manera exitosa, podrá localizarlo en la tabla referida como “Archivos cargados”.


Módulo “Criterios”

En este módulo podrá definir los rangos de los criterios de desempeño que servirán para dar la estructura a los reportes de resultados de los evaluados. Usted podrá asociar una calificación a una etiqueta o concepto que usted defina. Considere que Smart 360 cuenta con una configuración precargada con etiquetas (conceptos de evaluación) generales y rangos de puntuación distribuidos de manera equitativa; sobre esta propuesta precargada usted podrá realizar ediciones como:

- Editar el límite superior de cada criterio (el límite inferior será tomado a partir del criterio anterior).

- Nombre de la etiqueta: Modificar el concepto de evaluación empleado para los rangos preestablecidos.

- Elegir el código de color (de acuerdo con los colores desplegados), los cuales se emplearán cuando se detecte un desempeño equivalente a la etiqueta descrita

Eliminar criterios precargados

En caso de que usted requiere modificar los rangos o límites preestablecidos o crear sus propias categorías, será necesario que elimine cada una de las propuestas precargadas, para esto podrá hacer uso de la función “Eliminar”.

Nota: Considere que para eliminar los criterios precargados será necesario que su periodo de evaluación se encuentre cerrado, de lo contrario Smart 360 no le permitirá eliminar dichos registros y los empleará para ejecutar el proceso de evaluación de desempeño.

Creación de nuevos criterios

En caso de que usted decida crear sus propios criterios y rangos de evaluación, podrá hacer uso del botón “Nuevo criterio” para establecer sus nuevos rangos y etiquetas de evaluación tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

a) Podrá crear nuevos criterios y/o editar los rangos de límites superiores, únicamente si se cuenta con periodo de evaluación con estatus: Cerrado.

b) Para reiniciar el campo de “Límite inferior” del criterio con nivel más bajo, deberá ingresar al módulo de “Escalas” y editar allí (ver apartado correspondiente). Una vez finalizado el establecimiento de la Escala, puede regresar al módulo de “Criterios” para reestablecer los valores que se emplearán en cada nivel.

c) Al dar clic en el botón de “Nuevo criterio” podrá asignar los datos del nombre de la etiqueta, el color de la misma (entre las opciones de rojo, naranja, amarillo, verde o azul), así como asignar el límite superior deseado. El límite inferior será tomado automático, sin poder editarse, a partir del criterio anterior (en caso de ser el primer criterio o más bajo, lo tomará del nivel inferior de la escala asignada).


Módulo “Escalas”

En este módulo podrá definir las etiquetas, descripciones y valores para cada elemento de la escala de evaluación. Smart 360 incluye una escala precargada y lista para emplearse o en caso de que usted deseé editarla.

Las etiquetas aparecerán a modo de escala visual para los evaluadores en cada ítem de sus encuestas asignadas. Los evaluadores no podrán visualizar los valores de cada etiqueta.

Las descripciones de cada elemento aparecerán en el texto de inicio que aparece cada que se ingresa con el acceso de evaluador.

Si desea que una escala no se tome en cuenta para los cálculos estadísticos deberá asignarle el valor negativo de -1. Este valor no será considerado para los promedios de resultados.

En la parte inferior usted localizará un ejemplo de visualización de la escala configurada, de tal modo que podrá conocer el modo en que sus evaluadores la visualizarán:

También podrá ver las escalas en base al Lenguaje (entre las opciones de Español, Inglés, Francés y Portugués), y podrá editar las Etiquetas y Descripciones de idiomas diferentes al asignado a la cuenta. Para la generación de nuevas escalas, eliminar escalas o editar Valores, solo podrá hacerlo en el idioma asignado a la cuenta. El lenguaje de la escala aparecerá en las encuestas de los evaluadores, en base al idioma que tengan asignado (ver el Módulo “Personal” para más información de cómo asignar lenguaje).

Creación de nuevas escalas

Usted podrá realizar la creación de sus propias escalas de evaluación, para esto primero será necesario eliminar cada una de las opciones precargadas y a continuación dar clic en el botón “Nueva escala”.

De igual forma, podrá editar datos con la Opción: “Editar”, así como “Eliminar” elementos que no sean de utilidad (solo en el lenguaje de asignado a la cuenta).

Nota: Considere que cualquiera de estas operaciones no podrán efectuarse con periodos de evaluación que se encuentren abiertos


Módulo “Texto correos”

En el apartado de Generales del menú izquierdo, se encuentra el módulo “Texto correos”, en el cual podrá editar el texto de los correos que llegarán a los evaluadores del proceso de evaluación. Smart 360 considera las siguientes plantillas:

  • Correo con claves de evaluación e indicaciones: Podrá modificar el texto que aparecerá en el correo electrónico del evaluador al momento de recibir sus claves de acceso. Se envía de forma individual desde el módulo “Personal” (en todas las ocasiones), y el 1er correo enviado mediante el módulo “Envío correos”.
  • Correo con avances del proceso de evaluación: Este texto llegará a sus evaluadores indicándoles el avance de encuestas contestadas respecto a las que le fueron asignadas, así como sus accesos al sistema. Se envía a partir del 2do correo enviado mediante el módulo “Envío correos”.
  • Correo de conclusión por evaluador: Cuando Smart 360 detecta que un evaluador finalizó todas sus encuestas asignadas, le enviará un correo automatizado de notificación, en este apartado usted puede editar el texto.

En cualquiera de las opciones descritas, primeramente podrá seleccionar el lenguaje del texto precargado y editar a partir de allí. El texto del idioma editado, se enviará acorde al lenguaje asignado a cada evaluador.

Una vez seleccionado el lenguaje, podrá seleccionar el tipo de correo a editar. En cualquier caso, es importante considerar no eliminar los datos que aparecen entre corchetes (y los mismos corchetes), ya que en la práctica real serán sustituido por los datos del evaluador.

Al finalizar la edición hay que dar clic al botón de “Guardar cambios”.

También podrá enviar un correo de prueba para visualizar el correo que será enviado a los evaluadores, esto con el botón de “Enviar correo de prueba”.


Módulo “Mensajes”

En el apartado Generales del menú izquierdo, se encuentra el módulo “Mensajes”, podrá editar varios textos del sistemas. Primeramente tendrá que seleccionar el lenguaje del texto precargado a editar (el texto del idioma editado aparecerá acorde al lenguaje asignado a cada evaluador).

Una vez seleccionado el lenguaje, podrá seleccionar el tipo de texto a editar.

Smart 360 cuenta con una interfaz cuyo objetivo es familiarizar el entorno a los evaluadores y darles una breve explicación del funcionamiento del sistema antes de iniciar sus evaluaciones. En este sentido la primera sección que visualizarán sus colaboradores al ingresar a su cuenta es un apartado referido como “Sobre la evaluación”. Este texto introductorio podrá editarlo con la opción de “Mensajes”. Cabe mencionar que Smart 360 ya cuenta con una plantilla precargada y lista para usarse, sin embargo usted puede personalizar este apartado si así lo requiere.

En este módulo también podrá asignar y editar textos que aparecerán debajo del espacio de firma del evaluado, así como de su supervisor, en los reportes de resultados individuales. Esto es opcional, en caso de no ingresar texto, el espacio quedaría en blanco.

Una vez realizada cualquier de las asignaciones o ediciones de texto, hay que dar clic al botón: “Guardar cambios” para que se vean reflejados en el sistema.


Módulo “Logo empresa”

A través de este módulo, usted podrá usar una imagen de su empresa u organización para cargarla en el sistema y hacer la experiencia de un entorno más familiar e institucional para sus evaluadores y sus reportes generados. Para su correcta configuración recomendamos considerar las siguientes instrucciones:

1) El archivo o imagen deberá ser con formato JPG o PNG, y pesar menos de 500 Kb.

2) Puede cargar la imagen arrastrándola en el apartado correspondiente o buscándola por medio del botón “Examinar”. Cuando la haya cargado presione el botón “Subir archivo”.

3) La imagen cargada en el módulo “Logo empresa” la podrá visualizar el evaluador en la parte superior derecha cuando ingrese a responder sus evaluaciones.

4) El logotipo cargado también se reflejará en los reportes en formato PDF generados por el sistema.

5) En caso de que desee que ya no aparezca la imagen cargada, podrá dar clic al ícono de basurero en la tabla inferior.


Módulo “Envío correos”

En el apartado de Smart 360 del menú izquierdo se encuentra el módulo de “Envío correos”. Una vez que todas sus configuraciones iniciales han sido realizadas, usted estará preparado (a) para realizar el envío de notificaciones y claves de acceso a sus evaluadores, para lo cual dispondrá de este módulo donde podrá realizarlo de manera automática y simultanea para todos sus evaluadores (envío masivo), o de manera segmentada si así lo requiere de acuerdo a los siguientes pasos:

1) Con el periodo abierto, haga clic en el botón "Seleccionar todos"

2) Haga clic en el botón “Enviar a seleccionados”.

3) A continuación se abrirá una ventana emergente con indicaciones a considerar antes de realizar su envío (podrá realizar un máximo de 6 envíos por persona, por periodo, y deberá esperar a que la ventana emergente se cierre por sí sola, por favor no interrumpa el proceso de ejecución). Bastará con dar clic en el botón “Continuar y enviar correos”.

4) Una vez que inicie el envío de correos, el sistema trabajará de manera autónoma mostrando una barra de progreso. Usted solo deberá esperar a que la ventana se cierre por si sola y Smart 360 le confirme que el envío ha sido exitoso.

En caso de error en la selección, previo al envío, podrá dar clic al botón “Quitar selección” y aplicará a todas las casillas seleccionadas.

También podrá seleccionar o quitar selección de forma individual, dando clic a la casilla de selección de cualquier evaluador.

En caso de que lo desee podrá realizar filtros por Departamento o área, o realizar búsqueda por Nombre de evaluador, y hacer envíos segmentados.

Es importante considerar que el sistema no enviará correos a evaluadores que cuenta con los 6 envíos realizados, si ya tienen el 100% de sus evaluaciones asignadas contestadas, o si no están asignados a algún evaluado.

Estatus de envío de correos

1) Podrá conocer la fecha exacta en que ocurrió el último envío a sus evaluadores.

2) Podrá tener control y conocimiento sobre el número de envíos realizados por cada colaborador. Recuerde que desde este módulo el sistema le permitirá un máximo de 6 envíos por cada evaluador.

3) Podrá conocer el estatus del último envío de correos a sus colaboradores; le permitirá conocer si hubo algún caso con un envío fallido o que no se haya realizado.

1) Cuando se muestra este ícono, el sistema le comunica que es un colaborador a quien no se le ha realizado ningún envío de notificación mediante correo electrónico.

2) Este ícono es la confirmación del sistema que el envío ha sido exitoso.

3) Este ícono le alertará de casos donde el envío haya sido fallido, usualmente vinculado a errores en el correo registrado.

4) Este ícono nos indicará que la persona no cuenta con ninguna evaluación asignada, por lo que no pueden realizarse envíos.

Toda la información contenida en la tabla de este módulo, podrá descargarla haciendo uso del botón “Descargar en Excel”:


Módulo “Avances”

En este módulo usted podrá supervisar el progreso de la evaluación de desempeño, de modo que podrá identificar a los evaluadores que finalizaron sus encuestas asignadas y quiénes están en proceso o aún no han iniciado.

a) Seleccione el periodo de evaluación.

b) Una vez seleccionado su periodo de evaluación, se desplegará una gráfica de pastel con los porcentajes de avance considerando las categorías: No iniciadas (en rojo), En proceso (en naranja) y Contestadas (en verde).

c) Adicional a la gráfica de pastel, localizará una tabla que contiene el desglose de los evaluadores y su avance individual respecto a las encuestas asignadas.

d) La tabla de avances podrá descargarla a modo de reporte en formatos Word o Excel.

Reiniciar encuestas respondidas

Como coordinador de la cuenta, usted tendrá la opción de poder reiniciar encuestas que hayan sido comenzadas o finalizadas por los evaluadores, esta función le permitirá hacer un reinicio de casos específicos para cuando sea necesario.

1) Haga clic en el botón/ “Reiniciar evaluación”.

2) Seleccione el periodo de evaluación en donde se encuentra la evaluación a reiniciar.

3) A continuación seleccione la relación correspondiente, es decir, quién es el evaluador (quien respondió o inicio la encuesta que le interese reiniciar) y quién es el evaluado.

4) Haga clic en el botón: “Reiniciar” y confirme la operación.

Nota (1)La información borrada al reiniciar no podrá ser ya recuperada, se elimina completamente del sistema.

Nota (2): Solamente se eliminará específicamente la información de la encuesta delimitada en el periodo seleccionado. En caso de que existan encuestas con la misma relación, en otros periodos, estas no serán afectadas.


Módulo “Reporte por periodo”

En este apartado usted podrá consultar los resultados generales de su empresa u organización (producto de los promedios de la evaluación de desempeño). Podrá hacer filtros por Periodo, Departamento y/o Puesto.

Esta información podrá ser utilizada para identificar fortalezas y oportunidades de mejora de áreas específicas de la organización.

1) Seleccione el Periodo del que desea ver resultados. Considere que, para poder obtener este tipo de reporte, su periodo de evaluación debe tener un estatus de “Cerrado”, de lo contrario no se podrán procesar los resultados.

2) Seleccione un Departamento o puede seleccionar la opción de Todos para realizar un análisis organizacional.

3) Seleccione un "Puesto" o puede seleccionar la opción de "Todos" para realizar un análisis departamental u organizacional.

4) Enseguida se desplegará en pantalla el reporte de evaluación correspondiente a los filtros seleccionados, se incluyen:

  • Tabla de resultados con promedios por grupos de competencias.
  • Gráfica de radar con los promedios por grupos de competencias.
  • Tabla de resultados con promedios de las competencias evaluadas.
  • Gráfica de barras con los promedios de las competencias evaluadas.

5) El reporte generado lo podrá descargar en formatos Word o PDF.


Módulo “Reporte 360”

En este módulo podrá consultar los reportes de cada evaluado. Es recomendable generar el reporte de 360 grados una vez que las evaluaciones han sido concluidas al 100%, sin embargo no es indispensable que el periodo de evaluación se encuentre cerrado. En este apartado usted tendrá disponibles varios tipos de reportes.

Reportes individuales 360

Con este reporte podrá conocer los resultados del evaluado, en una estructura que parte de lo general hacia lo particular:

  • Promedios por rol y grupo de competencias.
  • Promedios por competencias agrupadas por rol
  • Promedios de preguntas agrupadas por rol.
  • Comentarios efectuados por los evaluadores (en caso de haberlos).
  • Plan de acción enfocado a la mejora (en caso de generarlos)
  • Firmas de conformidad del evaluado y su supervisor.

Para generar este tipo de reporte bastará con seguir las siguientes indicaciones:

1) En la lista desplegable “Seleccione un periodo” y haga clic en el periodo de evaluación cuyos resultados le interesa consultar.

2) A continuación se desplegará una tabla en pantalla que contendrá todos los nombres de los evaluados en el periodo seleccionado, usted podrá consultar cada caso de manera específica y tendrá 2 opciones para generar sus reportes individuales:

3) Una vez identificado el evaluado de quien desea la información, tendrá la opción de descargar de forma individual y directamente cualquiera de los 2 tipos de reportes, en formato Word o PDF al dar clic en cual quiera de los íconos correspondientes.

También podrá descargar de forma masiva, en formato Word, al dar clic a cualquiera de los botones “Descargar reportes Tipo 1 o 2” (según sea el caso deseado). Posteriormente podrá seleccionar a todos los evaluados o solo algunos y exportar masivamente sus reportes.

De igual forma, si desea conocer los resultados en línea, podrá generar el reporte en el sistema al dar clic al ícono:

Dentro del reporte podrá exportarlo a formatos de Word, PDF y Excel (en el caso del reporte en formato Excel no se incluirán las gráficas).

Reportes globales 360

Estos reportes incluyen a todos los evaluados del periodo seleccionado, en un mismo documento, apareciendo una tabla por evaluado con los promedios por rol de lass competencias evaluadas.

Primero se encuentra el “Reporte global 360”, este incluye la tabla de competencias de cada evaluado, con resultados por promedio de roles y promedio total. Para generarlo:

1) Seleccione el periodo de evaluación del cual desea consultar los resultados

2) De clic en el botón “Reporte global 360”.

3) El reporte será generado en otra pestaña de su navegador.

4) Podrá descargar este reporte en formato Word.


Módulo “Comparativos”

Este módulo le permitirá obtener un reporte que comparará los resultados de distintos periodos de evaluación, lo que será de mucha ayuda para identificar las mejoras o retrocesos que se hayan presentado como resultado de los planes de acción. También podrá hacer comparativas utilizando diferentes filtros, ya sea comparando los elementos en diferentes periodos, o incluso entre departamentos, puestos o personas en un mismo periodo. Es importante considerar que este tipo de reporte solo se encuentra disponible en paquetes específicos, es recomendable validar que se encuentre en su paquete contratado.

Para obtener el reporte generado por este apartado bastará con seguir las siguientes indicaciones:

1) Seleccione los periodos de evaluación que desea comparar haciendo uso del filtro correspondiente.

2) Seleccione los departamentos y puestos que desea comparar en cada periodo seleccionado.

3) Seleccione el o los evaluados que desea comparar sus promedios de competencias.

4) De clic en el botón: “Procesar comparativo”.

5) Se generará el reporte acorde a los filtros que haya seleccionado, presentándose una tabla con los promedios de las competencias evaluadas, así como una gráfica de barras mostrando visualmente la misma información.

6) El reporte generado lo podrá descargar en formato Word.


Módulo “Compras”

En el apartado de "Generales" del menú izquierdo, se encuentra el módulo "Compras" usted podrá consultar su historial de compras, así como realizar renovaciones de su servicio.

En este módulo también podrá visualizar la vigencia, así como los créditos de su compra actual.

Renovación de servicio

El este módulo podrá realizar nuevas compras, si así usted lo requiere:

1) Seleccione la cantidad de evaluados a contratar.

2) Seleccione la forma o método de pago.

3) Una vez seleccionado su método de pago, tendrá que definir el estatus de su pago. Para los pagos con tarjeta o mediante PayPal se tendrá únicamente la opción de realizar el pago en línea; mientras que, para la opción de pago mediante transferencia bancaria o depósito, aparecerán las opciones de pago pendiente y pago realizado (la opción de transferencia únicamente estará disponible para cuentas en español). Una vez realizado el pago, se activará su servicio contratado. En los casos de pagos pendientes podrán activarse desde el “Historial de Compras”, una vez generada la compra.

5) De clic al botón de “Continuar” para generar su compra.


Historial de compras

Haga clic en el botón: “Consultar historial de compras”, para consultar compras anteriores, así como compras pendientes.


Módulo “Historial de créditos”

En el apartado de Generales del menú izquierdo, se encuentra el módulo “Historial de créditos”, en donde usted podrá visualizar el historial los créditos consumidos, basado en las relaciones asignadas. Es importante considerar que 1 crédito equivale a 1 evaluado con relaciones asignadas en un periodo (sin importar el número de relaciones que tenga).

En este módulo también podrá contar con el dato de cuántos créditos se han consumido, en base a su total contratado, mostrando también las evaluaciones disponibles que tenga.


Visualización para evaluadores

a) Una vez los evaluadores cuenten con sus accesos, y se tenga periodo activo y abierto, los evaluadores deberán ingresar a través del enlace, usuario y contraseña brindados, y lo primero que visualizarán será la pantalla de bienvenida para evaluadores:

b) Allí se encontrarán con información general del sistema, así como la escala de evaluación asignada. Una vez leída la información bastará con dar clic en el botón “Siguiente” para comenzar sus evaluaciones. El sistema siempre ingresará con esta pantalla, cada que se ingrese al mismo.

c) Para comenzar a responder sus evaluaciones, deberán hacer clic en el ícono azul de la columna referida como “Evaluar”.



d) Una vez que se acceda a la encuesta, el sistema desplegará las siguiente interfaz y funciones:

1) Escala de evaluación con las opciones de respuesta que tendrá el evaluador (podrá seleccionar solo una de las opciones).

2) Caja de texto para que el evaluador pueda realizar comentarios que considere importantes (no es obligatorio redactar en este apartado).

3) Podrá regresar a preguntas anteriores con posibilidad de modificar su respuesta proporcionada (esto será aplicable si se ejecuta en un mismo evento. Si el evaluador avanza, cierra sesión, vuelve a ingresar y desea retroceder a preguntar anteriores a la última resguarda por el sistema, no será posible esta operación).

4) Podrá continuar con el resto de las preguntas asignadas en el cuestionario (podrá avanzar únicamente hasta seleccionar alguna de las opciones).

Nota: El evaluador podrá ingresar al sistema cada vez que lo requiera (siempre y cuando el periodo de evaluación permanezca vigente o activo) por lo que no es necesario que responda todas las evaluaciones asignadas en un mismo evento. Incluso, el sistema guarda el avance de cada evaluación, por lo que podrá completarla posteriormente si lo requiere. Si un evaluador completó todas las evaluaciones asignadas, podrá ingresar su cuenta con sus accesos, pero ya no podrá repetir la o las evaluaciones completadas.